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    Lösungen für Dokumenten- und Informationsmanagement

    Die tägliche Verwaltung von Dokumenten erfordert Sorgfalt, entsprechende Ressourcen und Fachwissen. Unsere umfassende Lösung – von der Archivierung über die Vernichtung bis hin zur Datenschutzberatung – stellt sicher, dass Sie bestens vorbereitet sind.

    Massgeschneiderte Lösungen
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    Individuelle Lösungen für Ihre Anforderungen

    Die Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen wird aufgrund zahlreicher Datenschutzvorschriften und gesetzlicher Anforderungen für alle Beteiligten zunehmend komplexer und zeitaufwendiger. Zwar kann der Einsatz von Software hilfreich sein, jedoch bleiben viele Aufgaben bei der Lagerung, Archivierung und Vernichtung weiterhin bestehen. Als Full-Service-Partner bieten wir Ihnen ein breites Leistungsspektrum sowie die passende Beratung. Wir schaffen Mehrwert, indem wir Ihre Arbeit erleichtern und Ihnen unser Fachwissen im Umgang mit Dokumenten zur Verfügung stellen.

    Vorteile des täglichen Dokumentenmanagements

    • Mehr Platz: Lange Aufbewahrungsfristen und grosse Aktenvolumen erfordern häufig erhebliche Lagerkapazitäten für die Archivierung. Sie können diesen Platz anderweitig nutzen, indem Sie Ihre Unterlagen extern in unseren Hochsicherheitsarchiven lagern.
    • Datenschutzkonforme Aktenaufbereitung: Von der Digitalisierung über die Lagerung bis hin zur Vernichtung halten wir in jedem Schritt strenge Vorgaben ein und gewährleisten eine vollständig regelkonforme Verarbeitung.
    • Effizienter Ressourceneinsatz: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Die Auslagerung von Teilbereichen der Datenverarbeitung und Archivierung entlastet Ihre Mitarbeiter und schafft Kapazitäten für ihre Kernaufgaben.
    • Vereinfachte Prozesse: Finden Sie digitale Dossiers jederzeit und überall – schnell und unkompliziert.
    • Dokumentenrettung: Dank modernster Technologie retten wir Ihre Unterlagen selbst nach einem Wasserschaden. So bleiben Sie geschützt und kommen Ihren Aufbewahrungspflichten lückenlos nach.
    • Skalierbarkeit: Unsere Dokumenten- und Informationslösungen lassen sich von einzelnen Ordnern bis hin zu kompletten Archivregalen flexibel an Ihren Bedarf anpassen.

    Unsere Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanag

    Arbeiter bei der Dokumentenwiederherstellung mittels eines Vakuumkammerverfahrens

    Dokumentenrettung

    Wenn Wasser in Ihr Aktenlager eindringt, können Ihre Daten und Dokumente dauerhaft verloren gehen. In dieser Situation ist es wichtig, den Schaden zu minimieren und den Zugriff auf Ihre Unterlagen schnell wiederherzustellen. Wir erbringen alle notwendigen Dienstleistungen, um Ihre Dokumente nach höchsten Qualitätsstandards zu retten – von kleinen Mengen bis hin zu grossen Schadensfällen.

    Nahaufnahme eines Bildschirms, auf dem der Schreddervorgang bei der Aktenvernichtung zu sehen ist

    Akten- und Datenträgervernichtung

    Nach der gesetzeskonformen Aufbewahrung müssen die Daten ebenso sicher vernichtet werden. Wir übernehmen diese Aufgabe entweder an einem unserer Rhenus-Hochsicherheitsstandorte oder direkt bei Ihnen vor Ort mit unseren mobilen Schredderfahrzeugen.

    Enger Lagergang mit ordentlich aufgestellten Lagerboxen, beschriftet mit «Rhenus Office Systems»

    Archivierung

    Ihre Unterlagen werden in unseren Hochsicherheitsarchiven gemäss höchsten Sicherheitsstandards gelagert. Die Einhaltung der Datenschutzanforderungen ist dabei jederzeit gewährleistet. In unserem Onlineportal behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten. Benötigte Dokumente stellen wir Ihnen per Kurier oder als digitale Kopie via Scan-on-Demand zur Verfügung. Zusätzlich bieten wir GLP-konforme Archivierung speziell für die Pharmaindustrie an.

    Zwei Geschäftsleute, die in einem modernen Arbeitsbereich detaillierte Pläne am Computer prüfen

    Datenschutzberatung

    Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung und den damit verbundenen Änderungen des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes gelten neue Anforderungen im Datenschutz. Gleichzeitig wurden die Sanktionen bei Verstössen erhöht. Mit unserer Datenschutzberatung, die Ihre Unternehmensprozesse überprüft, sind Sie auf der sicheren Seite.

    Techniker, der historische Dokumente auf einem speziellen Scanner zur Digitalisierung bearbeitet

    Digitalisierung

    Mithilfe unseres Digitalisierungsservices greifen Sie jederzeit und ortsunabhängig auf Ihre Dokumente zu und sparen dabei Zeit, Mühe und Platz. Ihre Unterlagen werden gescannt, mittels OCR verarbeitet und digital bereitgestellt. Wir arbeiten mit modernster Scantechnologie und sind nach TR-Resiscan zertifiziert.

    Ihr Partner für Lösungen im Dokumentenmanagement

    • Alles aus einer Hand: Wir bieten vollständige Lösungen für alle Leistungen rund um Dokumente, Daten und Informationen.
    • Europaweit präsent: Unabhängig davon, wo Sie einen Partner für Dokumentenlösungen benötigen, sind wir mit unserer europaweiten Präsenz für Sie da.
    • Einfache Bestellung: Buchen Sie unsere Leistungen online. Unsere Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre individuelle Lösung zu planen oder Ihre Fragen zu beantworten.
    • Erfahrener Partner: Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich Archivierungsdienstleistungen sind wir Experten auf diesem Gebiet. Unsere Qualität wird durch Zertifizierungen und Schulungen belegt.
    • Datenschutz und Prozesssicherheit: Unsere zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gewährleisten eine sichere und regelkonforme Speicherung und verfügen über Zertifizierungen auf höchstem Niveau.
    • Mehr als nur Papier: Wir unterstützen Sie nicht nur bei der sicheren und gesetzeskonformen Lagerung klassischer Papierdokumente, sondern auch bei der sicheren und gesetzeskonformen Lagerung von Referenzmustern, Garantieteilen, Prototypen und elektronischen Komponenten. Zusätzlich archivieren wir historische Dokumente und schützen sie vor Umwelteinflüssen.
    Ein freundlicher Callcenter-Mitarbeiter im Gespräch mit einem Kunden

    Starten Sie Ihre Reise in die digitale Zukunft!

    Unsere Experten unterstützen Sie mit massgeschneiderten Lösungen für alle Anforderungen im Dokumenten- und Informationsmanagement.

    Häufig gestellte Fragen

    Unser Rechenzentrum in Deutschland erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen im Bereich Datenschutz. Unsere Rechenzentren sind nach ISO 27001 (Information Security Management System) zertifiziert.

    Neben den Datenschutzanforderungen sind unsere Archive nach DIN ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001, DIN 11799, GLP und GMP zertifiziert. Zusätzlich profitieren Sie von einem Pförtnerdienst und Zutrittskontrollen, Videoüberwachung und Bewegungsmeldern, einem Perimeterzaun sowie Personen- und Fahrzeugschleusen zum Schutz Ihrer Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Temperatur- und Schädlingskontrollen schützen Ihre Dokumente zusätzlich vor Schäden. VdS-konforme Brand- und Einbruchmeldeanlagen mit Anbindung an Feuerwehr und Sicherheitsdienst sowie Brandschutzsysteme sorgen für noch mehr Sicherheit.

    Unsere Komplettlösung beginnt mit der Organisation und Planung des gesamten Projekts. Der erste Schritt der Digitalisierung ist der Transport in einem gesicherten Fahrzeug. Wir sind auf den Transport vertraulicher Dokumente spezialisiert und gewährleisten Sicherheit durch unsere eigene Fahrzeugflotte. Bei Bedarf können die Dokumente für zusätzlichen Schutz in versiegelbaren Behältern transportiert werden. Sobald die Dokumente am Digitalisierungsstandort eintreffen, werden sie durch Entklammern, Glätten und Entfernen von Haftnotizen vorbereitet. Anschliessend werden die Dokumente mit Hochleistungsscannern gescannt, die jedes Format präzise lesen können.

    Die Bearbeitungszeit hängt in erster Linie vom Umfang des Projekts ab. Es wird jedoch sichergestellt, dass die Dokumente bei Bedarf rechtzeitig verfügbar sind.