Zoeken
Ga naar inhoud
    Zoeken
    Belgium
    Kies uw huidige locatie.
    Africa
    Egypt
    EN
    Namibia
    EN
    Morocco
    EN | FR
    Mozambique
    EN
    South Africa
    EN
    Tunisia
    EN
    Americas
    Argentina
    EN | ES
    Brazil
    EN | PT
    Canada
    EN
    Chile
    EN | ES
    Colombia
    EN | ES
    Ecuador
    EN | ES
    Mexico
    EN | ES
    Paraguay
    EN | ES
    United States of America
    EN
    Uruguay
    EN | ES
    Asia Pacific
    Australia
    EN
    Azerbaijan
    EN
    Cambodia
    EN | KM
    Georgia
    EN
    Greater China
    EN | CN | ZH
    Hong Kong
    EN | CN
    India
    EN
    Indonesia
    EN | ID
    Japan
    EN | JA
    Kazakhstan
    EN | RU
    Malaysia
    EN
    Myanmar
    EN | MM
    New Zealand
    EN
    Philippines
    EN
    Singapore
    EN
    South Korea
    EN
    Taiwan
    EN | CN
    Thailand
    EN | TH
    Uzbekistan
    EN | RU
    Vietnam
    EN
    Europe
    Albania
    EN
    Austria
    EN | DE
    Belgium
    EN | FR | NL
    Bosnia and Herzegovina
    EN | BS
    Bulgaria
    EN
    Croatia
    EN | HR
    Cyprus
    EN
    Czech Republic
    EN | CZ
    Denmark
    EN | DA
    Estonia
    EN | ET
    Finland
    EN
    France
    EN | FR
    Germany
    EN | DE
    Hungary
    EN | HU
    Ireland
    EN
    Italy
    EN | IT
    Latvia
    EN | LV
    Lithuania
    EN | LT
    Luxembourg
    EN
    Netherlands
    EN
    Poland
    EN | PL
    Portugal
    EN | PT
    Romania
    EN | RO
    Serbia
    EN | SR
    Slovakia
    EN | SK
    Slovenia
    EN | SL
    Spain
    EN | ES
    Sweden
    EN
    Switzerland
    EN | DE
    Türkiye
    EN | TR
    Ukraine
    EN | UA
    United Kingdom
    EN
    Middle East
    Oman
    EN
    United Arab Emirates
    EN

    Documenten digitaliseren, oplossingen en beheer

    Het dagelijks beheer van documenten vereist zorgvuldige afhandeling, toegewijde middelen en vakkennis. Onze totaaloplossing, van digitale archivering en archiefvernietiging tot advies over gegevensbescherming, houdt u goed voorbereid.

    Maatwerkoplossingen
    Voordelen
    Diensten
    Waarom kiezen voor Rhenus
    Contact
    FAQ
    Terug naar boven

    Oplossingen op maat voor uw behoeften

    Het beheer van documenten, gegevens en informatie wordt voor iedereen steeds complexer en tijdrovender vanwege de vele privacyvoorschriften en wetten. Hoewel software hierbij kan helpen, blijven er nog steeds veel taken over wat betreft opslag, digitale postkamer en archiefvernietiging. Als totale dienstverlener bieden wij u de ondersteuning en het advies die u nodig heeft via een ruim aanbod aan zakelijke diensten. Wij creëren toegevoegde waarde door uw werk te verlichten en door onze expertise in documentbeheer met u te delen.

    Voordelen van dagelijks documentbeheer

    • Meer ruimte: Lange bewaartermijnen en grote bestandsvolumes vereisen vaak aanzienlijke opslagruimte voor archivering. U kunt deze ruimte vrijmaken door uw bestanden extern op te slaan in onze streng beveiligde archieven.<
    • Privacyconforme archivering: Van documenten digitaliseren tot opslag en vernietiging, wij volgen bij elke stap strikte voorschriften om een volledig conforme verwerking te garanderen.
    • Efficiënt gebruik van middelen: Concentreer u op uw core business. Door delen van de dataverwerking en archivering uit te besteden, krijgen uw medewerkers meer tijd en capaciteit voor hun dagelijkse taken.
    • Vereenvoudigde processen: Vind digitale bestanden snel en eenvoudig, altijd en overal.
    • Herstel van bestanden: Dankzij de nieuwste technologie kunnen wij uw documenten zelfs na waterschade herstellen. Dit zorgt ervoor dat u beschermd blijft en blijft voldoen aan uw bewaarplicht.
    • Schaalbaarheid: Van individuele mappen tot complete rekken, onze oplossingen voor documenten digitaliseren en informatie kunnen worden aangepast aan uw behoeften.

    Onze diensten voor documentoplossingen

    Medewerker voert documentherstel uit met een vacuümkamerproces

    Herstel van bestanden

    Als uw archief waterschade oploopt, kunnen uw gegevens en documenten voorgoed verloren gaan. In deze situatie is het belangrijk om de schade tot een minimum te beperken en de toegang tot uw bestanden snel te herstellen. Wij bieden alle benodigde diensten om uw bestanden volgens de hoogste kwaliteitsnormen te herstellen, van kleine volumes tot grootschalige verliezen.

    Ontdek meer

    Close-up van een monitor die het vernietigingsproces van documenten toont

    Vernietiging van bestanden en media

    Nadat bestanden op een wettelijk conforme manier zijn opgeslagen, moeten de gegevens net zo veilig worden vernietigd. Wij zorgen voor een veilige archiefvernietiging op één van onze beveiligde locaties van Rhenus of bij u ter plaatse met behulp van onze mobiele shreddervoertuigen.

    Ontdek meer

    Hoge magazijnstelling met georganiseerde dozen gelabeld ‘Rhenus Office Systems’

    Archivering

    Uw dossiers worden in onze streng beveiligde archieven opgeslagen volgens de hoogste veiligheidsnormen. Wij garanderen een consequente naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming. U kunt uw gegevens volgen via ons online portaal en de documenten die u nodig heeft kunt u ontvangen via een koerier of digitaal via scan-on-demand. Wij bieden ook GLP-archivering aan, speciaal ontworpen voor de farmaceutische industrie.

    Ontdek meer

    Technician handling historical documents on a specialized scanning device for digitization

    Digitalisering

    Dankzij onze dienst voor documenten digitaliseren en scannen hebt u altijd toegang tot uw bestanden, terwijl u tijd, moeite en ruimte bespaart. Uw bestanden worden gescand met OCR (optische tekenherkenning) en opgeslagen in digitale archivering. Wij maken gebruik van de nieuwste scantechnologie en zijn TR Resiscan-gecertificeerd.

    Ontdek meer

    Uw partner voor documentoplossingen

    • Alles onder één dak: Wij bieden complete oplossingen en bedrijfsservices voor alle diensten rond documenten, gegevens en informatie.
    • Aanwezig in heel Europa: Waar u ook een partner voor documentoplossingen nodig heeft, wij staan voor u klaar in heel Europa.
    • Eenvoudig bestellen: Boek onze diensten online. Onze experts staan altijd voor u klaar om uw individuele oplossing te plannen of uw vragen te beantwoorden.
    • Ervaren partner: Met meer dan 25 jaar ervaring in digitale archivering zijn wij experts op dit gebied. Onze kwaliteit wordt ondersteund door certificeringen en opleidingen.
    • Gegevensbescherming en procesbeveiliging: Onze gecertificeerde datacentra, gevestigd in Duitsland, zorgen voor veilige en conforme opslag en beschikken over het hoogste certificeringsniveau.
    • Meer dan alleen papier: Wij helpen u niet alleen bij het veilig en wettelijk conform opslaan van traditionele papieren documenten, maar ook van referentiemonsters, garantieonderdelen, prototypes en elektronische componenten. Daarnaast doen we aan digitale archivering van historische documenten en beschermen deze tegen weersinvloeden.
    Vriendelijke callcentermedewerker in gesprek met een klant

    Begin uw reis naar de digitale postkamer van de toekomst

    Onze experts kunnen u helpen met oplossingen op maat voor uw behoeften inzake document- en informatiebeheer.

    Veelgestelde vragen

    Ons datacenter in Duitsland voldoet aan de hoogste veiligheidseisen voor gegevensbescherming. Onze datacenters zijn gecertificeerd volgens ISO 27001 (managementsysteem voor informatiebeveiliging).

    Naast de vereisten op het gebied van gegevensbescherming zijn onze archieven gecertificeerd volgens DIN ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001, DIN 11799, GLP en GMP. U profiteert tevens van een toegangscontrole, videobewaking en bewegingsdetectoren, een omheining en sloten voor personen en vrachtwagens om uw documenten te beschermen tegen onbevoegde toegang. Temperatuurregeling en ongediertebestrijding beschermen uw documenten verder tegen schade, terwijl VdS-conforme brand- en inbraakalarmsystemen die zijn aangesloten op de brandweer en beveiligingspersoneel, evenals brandbeveiligingssystemen, voor extra veiligheid zorgen.

    Onze totaaloplossing begint met de organisatie en planning van het gehele project. De eerste stap in de digitale archivering is het vervoer in een beveiligd voertuig. Wij zijn gespecialiseerd in het vervoer van vertrouwelijke documenten en garanderen de veiligheid dankzij ons eigen wagenpark. Indien nodig kunnen de documenten voor extra bescherming in afsluitbare containers worden geplaatst. Zodra de documenten op de locatie voor digitale archivering aangekomen zijn, worden ze voorbereid door nietjes te verwijderen, de pagina’s glad te strijken en eventuele plakbriefjes te verwijderen. Vervolgens worden de documenten gescand met behulp van krachtige scanners die elk formaat nauwkeurig kunnen lezen.

    De doorlooptijd hangt voornamelijk af van de omvang van het project. Wij garanderen echter dat de documenten beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft.