GESTIÓN DOCUMENTAL

Nos encargamos de archivar, digitalizar y destruir tus archivos y documentos físicos. Como socio competente y con experiencia, llevamos a cabo estos procesos por ti y organizamos tu gestión documental.
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CON NOSOTROS TUS DATOS NO DESAPARECERÁN

Siempre habrá datos físicos a pesar del continuo avance de la digitalización. Algunos datos todavía tendrán que ser protegidos y almacenados físicamente, en cumplimiento de la normativa de protección de datos. Rhenus España es tu socio experto en logística, así como en procesos de gestión como el archivo, la destrucción y la digitalización de tus documentos.

Archivo

El almacenamiento de datos muy sensibles es muy exigente. Hay que cumplir los requisitos legales para el tratamiento de datos personales. Por lo tanto, es importante mantener los más altos estándares de seguridad y protección de datos en el tratamiento y la destrucción de dichos documentos. En el caso de la gestión interna de archivos (almacenamiento interno de ficheros) con documentos empresariales, esto supone la adquisición y utilización de una costosa tecnología de seguridad, una compleja infraestructura y una organización que cumpla las normas de auditoría. Estos costes pueden evitarse recurriendo a un proveedor de servicios especializado.

Como especialistas en archivo de documentos y soportes de almacenamiento de datos, ofrecemos soluciones transversales que son rentables, seguras, personalizadas e integrales.

BENEFICIOS DEL ARCHIVO

  • Reducción de la carga de trabajo de tu departamento de tramitación
  • Garantía de los más altos estándares de seguridad
  • Gestión estandarizada
  • Los documentos están disponibles en cuestión de minutos
  • Cumplimiento de los procesos de protección de datos
  • Una amplia red de instalaciones
  • Reducción de costes

ARCHIVO DE DOCUMENTOS - SOLUCIONES PERSONALIZADAS

En el ámbito del archivo de documentos, ofrecemos una variedad de soluciones diferentes y adaptadas individualmente. Ya sea el almacenamiento externo de documentos en el archivo de alta seguridad de Rhenus o el almacenamiento interno de archivos en tus instalaciones: hemos desarrollado una amplia gama de soluciones profesionales en lo que respecta al almacenamiento físico de documentos. Nuestros archivos están equipados con la tecnología más avanzada, proporcionando el más alto nivel de seguridad. En el caso del archivo externalizado, tus documentos se trasladan a una de nuestras instalaciones de almacenamiento y se registran individualmente en nuestro sistema de archivo con un código de barras único. Con este proceso, cada movimiento de archivos se rastrea fácilmente y proporciona el más alto nivel de transparencia.

 

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DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS Y SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Rhenus lleva más de 30 años proporcionando una destrucción segura y fiable de soportes de datos dentro y fuera de las instalaciones, de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos (BDSG).

En cuanto a los soportes de almacenamiento de datos, se distingue entre soportes duros (por ejemplo, discos duros, CD, DVD) y soportes blandos (por ejemplo, papel, cajas de cartón).

Nuestros servicios de destrucción abarcan desde la instalación de contenedores de seguridad con cerradura, la recogida y la manipulación, hasta la destrucción en instalaciones supervisadas con la posterior emisión de un certificado de destrucción.

Además de la destrucción de archivos y soportes de almacenamiento de datos, también nos encargamos de los transportes de seguridad y te ofrecemos soluciones individuales para el transporte seguro de datos, independientemente de si se trata de archivos físicos, DVD o discos duros.

¿Necesitas nuestras eficaces soluciones de destrucción de archivos para tu oficina? Somos tu socio de confianza para un servicio integral.

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Digitalización

En las empresas suelen haber dos obstáculos para la eliminación del papel: la falta de tiempo y la escasez de personal. Sin embargo, tenemos una solución para ello: con nuestro servicio de digitalización, recogemos tus archivos y documentos, los registramos, los preparamos, los escaneamos, los indexamos y los revisamos para poner a tu disposición todos los datos en función de tus necesidades. Puedes beneficiarte de:

Más espacio

Creamos espacio a todos los niveles: el espacio que antes ocupaban los archivos y carpetas está ahora disponible para otras tareas, que benefician a tu negocio. Y las personas que no están ocupadas imprimiendo, copiando, perforando, grapando o archivando documentos tienen más tiempo para realizar tareas más importantes.

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Menos trabajo

Si no dispones de la capacidad necesaria para transformarte en una oficina sin papeles, podemos ayudarte: nos encargamos de todos los servicios, desde el transporte hasta el suministro de documentos. Si lo deseas, podemos incluso ayudarte a embalar tus archivos.

Menos costes

¿Cuánto le cuestan al año a tu empresa las impresiones, las fotocopias, el papel, las carpetas, el material y el espacio inutilizable? Haz la comparación: la digitalización por parte de Rhenus es una inversión que te resultará rentable a largo plazo.

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Estaremos encantados de ayudarte

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RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS

En el caso de que se produzca una inundación en tu archivo, los datos y documentos podrían perderse de forma irreparable. Y aunque el papel resista al agua en un primer momento, el moho puede aparecer más tarde y destruir por completo el documento: archivos enteros pueden ser destruidos por la humedad y los microorganismos.

En estos casos, Rhenus actúa rápidamente y cuenta con una gran experiencia para minimizar los daños y hacer que los archivos vuelvan a estar disponibles lo antes posible.

En nuestras modernas instalaciones, utilizamos métodos innovadores como la liofilización y la irradiación para eliminar la humedad y los microorganismos.

Ya sea por daños causados por el agua, la humedad o la infestación de plagas, actuamos de inmediato, en cuanto se produce el desastre.

Durante cada fase del proceso cumplimos estrictamente la normativa legal de protección de datos y tus requisitos de confidencialidad.

  • Nuestros transportes seguros protegen los documentos confidenciales del acceso no autorizado, y el tratamiento posterior también se lleva a cabo en nuestras instalaciones de máxima seguridad.
  • El éxito de la restauración de documentos te permite cumplir con los periodos legales de conservación.
  • Evitamos que el material sufra más daños y protegemos la salud de tus empleados tratando los archivos mediante liofilización, irradiación de rayos X y limpieza.

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Más Información

RHENUS OFFICE SYSTEMS - UNA RECETA PARA EL ÉXITO

Contamos con décadas de experiencia en nuestro sector. Empresas muy reconocidas ya confían en nosotros. Tú también puedes beneficiarte de nuestra experiencia.

MÁXIMA CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

Poseemos todos los certificados necesarios y diferentes grados de seguridad. También utilizamos las últimas innovaciones, como la medición automática del nivel de llenado de los contenedores y un nuevo vehículo para la trituración de documentos.

RED DE INSTALACIONES EN TODA EUROPA

Nuestra densa red de ubicaciones aporta la ventaja de una rápida respuesta. Con nosotros, siempre encontrarás cerca la delegación idónea para la prestación de servicios de gestión de la información.

¿TIENES ALGUNA PREGUNTA?

Nuestros expertos están a tu disposición en todo momento. Si lo deseas, también te podemos llamar, de forma cómoda y sencilla.