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    Gestión documental y soluciones para la información

    En Rhenus ofrecemos gestión documental integral, desde correo y archivo hasta destrucción segura, nube y BPO, manteniendo tu empresa siempre lista.

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    Soluciones personalizadas para tus necesidades

    La gestión documental, de datos e información es cada vez más compleja y exige más tiempo debido a las numerosas normativas y leyes de protección de datos. Aunque las soluciones de software de gestión documental pueden facilitar el trabajo, siguen existiendo tareas esenciales como el almacenamiento, el archivo o la destrucción de documentación. Como partner integral, te ofrecemos asesoramiento y apoyo adaptados a tus necesidades, con un amplio portfolio de servicios. Nuestro objetivo es simplificar tus procesos y compartir nuestra experiencia en el manejo documental.

    Ventajas de la gestión documental diaria

    • Más espacio: los largos periodos de conservación y los grandes volúmenes de archivo ocupan mucho espacio. Puedes liberarlo depositando tus documentos en nuestros archivos externos de alta seguridad.
    • Cumplimiento normativo: desde la digitalización y el almacenamiento hasta la destrucción, cumplimos rigurosamente con la normativa para garantizar un tratamiento legal y seguro.
    • Eficiencia de recursos: al externalizar parte del procesamiento de datos y del archivo, tu equipo gana tiempo para centrarse en las tareas clave de su día a día.  
    • Procesos simplificados: encuentra tus archivos digitales de forma rápida y sencilla, en cualquier momento y lugar.
    • Recuperación de documentos: la tecnología más avanzada nos permite recuperar archivos incluso tras daños por agua, garantizando el cumplimiento legal y la protección frente a imprevistos.
    • Escalabilidad: desde carpetas individuales hasta estanterías completas, nuestras soluciones se adaptan a tus necesidades.

    Nuestros servicios de gestión documental

    Trabajador realizando la recuperación de documentos mediante un proceso de cámara de vacío.

    Recuperación de archivos

    Si el agua llega a tu archivo, tus datos y documentos pueden perderse para siempre. Por eso actuamos con rapidez para minimizar los daños y restaurar el acceso. Ofrecemos servicios de recuperación a los más altos estándares de calidad, tanto para pérdidas puntuales como masivas.

    Primer plano de un monitor que muestra el proceso de trituración durante la destrucción de documentos.

    Destrucción de archivos y soportes

    Una vez almacenados los documentos conforme a la ley, los datos deben eliminarse con la misma seguridad.

    Pasillo de almacén de alta densidad lleno de cajas de almacenamiento organizadas etiquetadas como «Rhenus Office Systems».

    Archivado

    Custodiamos tus documentos en archivos de alta seguridad que cumplen las normas más estrictas de protección de datos. A través de nuestro portal online puedes consultar tus archivos y recibirlos físicamente mediante mensajería o digitalmente con el servicio scan-on-demand.

    Dos profesionales de negocios revisando planes detallados en una computadora en un espacio de trabajo moderno.

    Consultoría en protección de datos

    Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos y la actualización de la normativa española en materia de privacidad, se aplican nuevas exigencias y sanciones más estrictas. Nuestra consultoría te ayuda a revisar los procesos de tu empresa para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.

    Representante de atención al cliente sonriente con auriculares mientras atiende a los clientes.

    Atención al cliente

    Libera recursos internos externalizando tu servicio de atención al cliente. Te apoyamos en la gestión de llamadas entrantes y salientes, soporte técnico y tareas administrativas. Llevamos más de 20 años ayudando a las empresas a mejorar la satisfacción y la calidad del servicio.

    Técnico manipulando documentos históricos en un dispositivo de escaneo especializado para su digitalización.

    Digitalización

    Con nuestro servicio de escaneado podrás acceder a tus documentos en cualquier momento y lugar, ahorrando tiempo y espacio. Digitalizamos tus archivos con tecnología OCR y certificación TR Resiscan.

    Primer plano de un documento que se escanea mediante un escáner digital de alta velocidad para salas de correo.

    Buzón digital

    La digitalización del correo entrante y su procesamiento automatizado ofrecen un gran potencial. Con el buzón digital de Rhenus, te acompañamos hacia una oficina sin papel. Procesamos todo tipo de correo digital, capturamos la información, la integramos en tus sistemas y seguimos cada paso del proceso.

    Surtido de sobres procesados en una bandeja de clasificación de correo, listos para su envío.

    Gestión de correo

    El correo sigue siendo esencial para la comunicación interna y externa, y debe gestionarse con profesionalidad. Nos encargamos de toda la operativa para reducir costes, mejorar la calidad del servicio y garantizar entregas seguras. Procesamos tu correo entrante y gestionamos la distribución y el envío del saliente. Gracias a nuestro enfoque modular, puedes ampliar los servicios cuando lo necesites.

    Tu partner en soluciones documentales

    • Todo desde una sola fuente: ofrecemos soluciones completas para todos los servicios relacionados con documentos, datos e información.
    • Presencia en toda Europa: estés donde estés, nuestros centros en toda Europa nos permiten ofrecerte soporte local.
    • Contratación sencilla: puedes reservar nuestros servicios online. Nuestros expertos te asesorarán para diseñar la solución más adecuada.
    • Experiencia contrastada: con más de 25 años en servicios de archivo, somos especialistas en el sector. Nuestra calidad está avalada por certificaciones y formación continua.
    • Más allá del papel: no solo almacenamos documentos físicos, sino también muestras de referencia, piezas en garantía, prototipos y componentes electrónicos de forma segura y conforme a la ley. Además, custodiamos documentos históricos y los protegemos de los efectos ambientales.
    Agente de centro de atención telefónica amable hablando con un cliente.

    Da el paso hacia el futuro digital

    Nuestros expertos diseñan soluciones de gestión documental personalizadas, ya sea con sistemas avanzados o nuestro software adaptado a tu empresa.

    Preguntas frecuentes

    Nuestro centro de datos en España cumple con los más altos requisitos de seguridad para la protección de datos. Nuestros centros de datos están certificados según la norma ISO 27001 (Sistema de Gestión de Seguridad de la Información).  

    Además de la protección de datos, nuestros archivos están certificados bajo las normas DIN ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 e ISO 30301. Entre las medidas de seguridad se incluyen control de accesos, videovigilancia, detectores de movimiento, vallado perimetral y cerraduras para personas y vehículos, que protegen tus documentos frente a accesos no autorizados. El control de temperatura y de plagas añade una capa adicional de protección. Los sistemas antiincendios y antirrobo conforme a VdS, conectados con los bomberos y la seguridad privada, refuerzan la seguridad general.

    Nuestra solución integral comienza con la planificación del proyecto. Los documentos se transportan en vehículos propios y seguros, garantizando la confidencialidad. Si es necesario, se utilizan contenedores precintables. En el centro de digitalización, los documentos se preparan mediante desgrapado, alisado y retirada de notas adhesivas, para luego escanearse con equipos de alta capacidad capaces de manejar cualquier formato.

    El plazo depende del alcance del proyecto, pero garantizamos que los documentos estarán disponibles cuando los necesites.