AKTEN- UND DOKUMENTENMANAGEMENT: UNSERE SERVICES

Wir kümmern uns um die Archivierung, Rettung oder Digitalisierung Ihrer physischen Akten und Dokumente. Als Ihr kompetenter und erfahrener Partner führen wir diese Prozesse für Sie durch und organisieren das Dokumentenmanagement.
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MIT UNS STERBEN IHRE DATEN NICHT AUS

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung wird es immer physische Daten geben. Auch vor dem Hintergrund des Datenschutzes müssen manche Informationen weiterhin physisch gesichert und aufbewahrt werden. Rhenus Schweiz ist Ihr erfahrener Partner für die Logistik sowie Bearbeitungsprozesse wie Aktivierung, Vernichtung und Digitalisierung Ihrer Dokumente.

Akten- und Datenträgervernichtung

Datenschutz spielt in der heutigen Zeit eine immer wichtigere Rolle. Seit über 30 Jahren befasst sich die Rhenus Gruppe mit der sicheren und zuverlässigen Informationsdatenträgervernichtung nach Kundenbedürfnissen sowie aktuellen rechtlichen Anforderungen. Viele Unternehmen vernichteten bis anhin ihre Informationsdatenträger eigenständig. Die dadurch entstandenen und steigenden Personal-, Anlagen- und Betriebskosten sowie die Erfüllung von Zertifikations- und Dokumentationspflichten führten dazu, dass die Vernichtung heutzutage zunehmend an externe Dienstleister ausgelagert werden. Hierfür werden Spezialdienstleister wie Rhenus beauftragt.

Unsere Dienstleistungen erstrecken sich von der Aufstellung von elektronisch oder mechanisch verschliessbaren Sicherheitsbehältern über die Abholung und das Handling bis zur Vernichtung in überwachten Anlagen mit anschliessender Ausstellung eines Vernichtungszertifikates. Optional können unsere Sicherheitsbehälter auch mit Füllstandssensoren ausgerüstet werden, welche bei Überschreitung eines definierten Schwellwertes eine Benachrichtigung per E-Mail versenden. Durch diese patentierte Weltneuheit wird der kundeninterne Kontroll- und Handling-Aufwand auf ein absolutes Minimum reduziert.

Unser Konzept der mobilen und stationären Aktenvernichtung erfüllt sämtliche Rechtlichen Anforderungen nach Datenschutzgesetz (DSG) sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und ist zertifiziert nach DIN 66399, Schutzklasse 3, bis zur Vernichtungsstufe P-5. So kombinieren wir höchste Sicherheit mit Wirtschaftlichkeit – eine sichere, komfortable und ökonomische Lösung auch für Ihren Bedarf.

Benötigen Sie effiziente Entsorgungslösungen rund um Ihr Büro? Auch hier sind wir Ihr zuverlässiger Partner für Full-Service-Dienstleistungen.

Sie möchten Akten oder Datenträger vernichten?

Wir helfen gern!

 

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ARCHIVIERUNG

An die Archivierung von hochsensiblen Daten werden hohe Ansprüche gestellt. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten sind gesetzliche Anforderungen zu beachten. Deshalb ist es wichtig, während der Verarbeitung und der Vernichtung entsprechender Dokumente höchste Ansprüche an die Sicherheit und den Datenschutz zu stellen. Für den Eigenbetrieb von Archiven (interne Aktenlagerung) mit Geschäftsunterlagen bedeutet das die Anschaffung und den Einsatz teurer Sicherheitstechnik, komplexer Infrastruktur und einer revisionssicheren Organisation. Diese Kosten können Sie umgehen, indem Sie sich an einen spezialisierten Dienstleister wenden. 

Als Spezialist für die Archivierung von Dokumenten und Datenträgern realisieren wir branchenübergreifende, kostengünstige, sichere, individuelle und ganzheitliche Lösungen.

Vorteile der Archivierung
 

  • Entlastung Ihrer Sachbearbeitung
  • Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards
  • Einheitliche Steuerung
  • Minutenschnelle Bereitstellung der Dokumente
  • Datenschutzgerechte Prozesse
  • Dichtes Standortnetzwerk
  • Senkung der Kosten

DOKUMENTENARCHIVIERUNG – INDIVIDUELLE LÖSUNGEN

Im Rahmen der Dokumentenarchivierung bieten wir Ihnen eine Vielzahl von unterschiedlichen und individuell zugeschnittenen Leistungen. Ob externe Aktenarchivierung im Rhenus-Hochsicherheitsarchiv oder interne Aktenlagerung in Ihrem Hause: Wir haben vielfältige professionelle Lösungen für die Dokumentenarchivierung entwickelt. Unsere Archive sind mit modernster Technik ausgestattet und bieten ein Höchstmaß an Sicherheit. Bei der externen Archivierung werden Ihre Akten in eines dieser Archive überführt und einzeln in unserem Archivsystem erfasst. Dabei erhalten sie einen Barcode. Durch diesen Vorgang kann jede Bewegung einer Akte eindeutig nachvollzogen werden – dies garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Transparenz.

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Digitalisierung

Oft stehen der papierlosen Dokumentenverwaltung von Unternehmen nur zwei Dinge im Weg: mangelnde Zeit und Manpower. Doch auch für diesen Fall gibt es eine Lösung: Mit unserem Docs to Data Service holen wir Ihre Akten und Dokumente ab, erfassen sie, bereiten sie vor, scannen, indexieren und kontrollieren sie und stellen alle Daten gemäß Ihren Vorgaben für Sie bereit. Profitieren Sie von:
 

Mehr Freiraum

Wir schaffen Ihnen Raum auf allen Ebenen: Platz, der bisher für die Archivierung von Akten und Ordnern reserviert war, steht nun für eine sinnvollere Nutzung zur Verfügung. Und: Wer nicht mit Drucken, Kopieren, Lochen, Heften, Ablegen und Wegstellen beschäftigt ist, hat mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Weniger Aufwand

Wenn es Ihnen an Kapazitäten für die Umstellung auf das papierlose Büro fehlt, kommen wir ins Spiel: Wir übernehmen sämtliche Leistungen für Sie – vom Transport bis zur Bereitstellung. Wenn Sie möchten, unterstützen wir Sie sogar beim Verpacken Ihrer Akten.

Weniger Kosten

Wie viel kosten Ausdrucke, Kopien, Papier, Ordner, Materialien und nicht nutzbare Räume Ihr Unternehmen pro Jahr? Machen Sie den Vergleich: Die Digitalisierung durch Rhenus ist eine Investition, die sich nachhaltig für Sie lohnt.

Sie möchten Ihr Dokumentenmanagement digitalisieren?

Wir unterstützen Sie gerne!

 

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Aktenrettung

Dringt Wasser in Ihr Archiv ein, können Daten und Dokumente unwiederbringlich verloren gehen. Denn selbst wenn das Papier im ersten Moment das Durchnässen übersteht, können später Schimmelpilze auftreten und das gesamte Dokument zerstören – ganze Aktenbestände werden so Opfer von Feuchtigkeit und Mikroorganismen. 

In einem solchen Fall handelt Rhenus Schweiz deshalb unverzüglich und mit großem Sachverstand, um den Schaden zu minimieren und die Akten schnellstmöglich wieder zur Verfügung zu stellen. In unseren modernen Anlagen setzen wir innovative Methoden wie Gefriertrocknung und Bestrahlung ein, um Feuchtigkeit zu entfernen und Mikroorganismen abzutöten.

Egal ob Wasserschaden, Feuchtigkeit oder Schädlingsbefall – nach Schadenseintritt werden wir sofort tätig.

    Bei jedem Arbeitsschritt orientieren wir uns strikt an den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie an Ihren Geheimhaltungsbedürfnissen.

    • Unsere Sicherheitstransporte schützen vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff, auch die weitere Bearbeitung erfolgt in gesicherten Anlagen.
    • Eine erfolgreiche Sanierung von Dokumenten erlaubt Ihnen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

    Durch die Behandlung mittels Gefriertrocknung, X-Ray und Reinigung der Akten verhindern wir eine weitere Beschädigung des Materials und schützen die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter.

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    Rhenus Office Systems – ein Erfolgsrezept

    Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in unserer Branche. Namhafte Unternehmen schenken uns bereits ihr Vertrauen. Profitieren auch Sie von unserer Expertise.

    Höchste Qualität und stetige Weiterentwicklung

    Wir verfügen über alle nötigen Zertifikate sowie verschiedene Schutzklassen. Zudem verwenden wir neueste Innovationen wie automatische Füllstandsmessung und ein neues Auflösefahrzeug.

    Europaweites Standortnetz

    Durch unser dichtes Standortnetzwerk haben wir eine schnelle Reaktionszeit. Mit uns finden Sie immer die richtige Niederlassung für Informationsmanagement-Dienstleistungen in Ihrer Nähe.

    HABEN SIE FRAGEN?

    Unsere Experten sind jederzeit für Sie da. Auf Wunsch rufen wir Sie auch zurück – einfach und unkompliziert.