Szukaj
Przejdź do treści
    Wybierz swoją aktualną lokalizację.
    Szukaj
    Poland

    Archiwizacja dokumentów i zarządzanie informacjami

    Jeśli praca z dokumentami stanowi część codziennych obowiązków, wymaga ona specjalnego traktowania, co z kolei wymaga zasobów i wiedzy specjalistycznej. Nasze kompleksowe rozwiązanie, od obsługi poczty przychodzącej, archiwizacji dokumentów i niszczenia dokumentów po zarządzanie klientami, rozwiązania chmurowe i BPO, zapewniają Ci doskonałą pozycję na rynku.

    Rozwiązania dostosowane
    Korzyści
    Usługi
    Dlaczego warto wybrać Rhenus
    Kontakt
    FAQ
    Powrót na górę

    Rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb

    Zarządzanie dokumentami, danymi i informacjami staje się coraz bardziej złożone i czasochłonne dla wszystkich zaangażowanych stron ze względu na mnogość przepisów i regulacji mających na celu ochronę prywatności wrażliwych informacji. Chociaż rozwiązania programowe mogą być pomocne, nadal istnieje wiele zadań związanych z przechowywaniem, archiwizacją i utylizacją dokumentów. Jako partner oferujący kompleksowe usługi zapewniamy wsparcie i doradztwo dostosowane do Twoich potrzeb, oferując Ci szeroką gamę produktów. Tworzymy wartość dodaną, ułatwiając Ci pracę i dzieląc się z Tobą naszą wiedzą specjalistyczną w zakresie obsługi dokumentów. 

    Korzyści płynące z codziennego zarządzania dokumentami

    • Więcej miejsca: Długie okresy przechowywania dokumentów i duże ilości plików oznaczają, że potrzeba wielu metrów kwadratowych powierzchni magazynowej do samej archiwizacji plików. Możesz zaoszczędzić tę przestrzeń, przechowując swoje pliki poza siedzibą firmy w naszych przechowalniach dokumentów o wysokim poziomie bezpieczeństwa.
    • Przygotowanie plików zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony prywatności: od digitalizacji, przez przechowywanie, aż po niszczenie dokumentów – na każdym etapie przestrzegamy rygorystycznych wytycznych, aby zapewnić zgodność przetwarzania z przepisami prawa.
    • Efektywne wykorzystanie zasobów: Skoncentruj się na swojej podstawowej działalności – dzięki outsourcingowi części procesów przetwarzania danych i archiwizacji Twoi pracownicy zyskują więcej czasu na inne zadania wypełniane w ramach codziennej działalności.
    • Uproszczone procesy: Szybkie i łatwe wyszukiwanie plików cyfrowych w dowolnym miejscu i czasie.
    • Odzyskiwanie plików: Najnowsza technologia pozwala nam odzyskać Twoje dokumenty, nawet po zalaniu. W ten sposób jesteś zabezpieczony na wszelki wypadek i możesz nadal spełniać wymagania dotyczące przechowywania danych.
    • Skalowalność: Od pojedynczych folderów po całe półki – usługi archiwizacji dokumentów i przechowywania informacji można skalować zgodnie z potrzebami.

    Nasze usługi w zakresie dokumentów

    Pracownik wykonujący odzyskiwanie dokumentów za pomocą procesu w komorze próżniowej

    Odzyskiwanie plików

    Jeśli woda dostanie się do archiwum, dane i dokumenty mogą zostać utracone na zawsze. W takim przypadku ważne jest, aby zminimalizować uszkodzenia plików i szybko przywrócić ich dostępność. Rutynowo świadczymy wszystkie usługi niezbędne do odzyskania plików zgodnie z najwyższymi standardami jakości – od niewielkich ilości po duże straty.

    Close-up of a monitor displaying the shredding process during document destruction

    Utylizacja dokumentów

    Po przechowywaniu plików zgodnie z przepisami prawa dane należy zniszczyć w równie bezpieczny sposób. Zajmujemy się tym w jednej z naszych lokalizacji Rhenus o wysokim poziomie bezpieczeństwa lub, dzięki mobilnym pojazdom do niszczenia dokumentów, bezpośrednio w siedzibie klienta.

    High-density warehouse aisle filled with organized storage boxes labeled 'Rhenus Office Systems

    Archiwizacja dokumentów

    Twoje pliki są przechowywane w naszych archiwach o wysokim poziomie bezpieczeństwa, spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa. Gwarantujemy stałą zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Możesz śledzić swoje dane za pośrednictwem naszego portalu internetowego i otrzymywać potrzebne dokumenty w formie fizycznej za pośrednictwem naszej usługi kurierskiej lub w formie cyfrowej za pośrednictwem usługi skanowania na żądanie. Oferujemy również archiwizację GLP specjalnie dla branży farmaceutycznej.

    Dwóch profesjonalistów biznesowych przeglądających szczegółowe plany na komputerze w nowoczesnym miejscu pracy.

    Doradztwo w zakresie ochrony danych

    Wraz z wprowadzeniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i wynikającymi z niego zmianami w polskiej ustawie o ochronie danych, pojawiły się nowe zasady w zakresie ochrony danych – a wraz z nimi wyższe kary za nieprzestrzeganie przepisów. Dzięki doradztwu w zakresie ochrony danych, które obejmuje przegląd procesów ochrony danych w Twojej firmie, możesz zachować bezpieczeństwo.

    Technik obsługujący dokumenty historyczne na specjalistycznym urządzeniu skanującym w celu ich digitalizacji.

    Cyfryzacja

    Nasza usługa skanowania pozwala znaleźć pliki w dowolnym miejscu i czasie – oszczędza czas, wysiłek i miejsce. Twoje pliki są skanowane przy użyciu technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków), a następnie digitalizowane. Korzystamy z najnowszej technologii skanowania i posiadamy certyfikat TR Resiscan.

    Twój partner w zakresie rozwiązań dokumentacyjnych

    • Wszystko z jednego źródła: Oferujemy kompleksowe rozwiązania dla wszystkich usług związanych z dokumentami, danymi i informacjami.
    • Obecność w całej Europie: Niezależnie od tego, gdzie szukasz partnera w zakresie rozwiązań dokumentacyjnych, jesteśmy do Twojej dyspozycji dzięki naszej obecności w całej Europie.
    • Proste zamawianie: Zarezerwuj nasze usługi online. Oczywiście nasi eksperci są zawsze gotowi, żeby zaplanować dla Ciebie indywidualne rozwiązanie lub odpowiedzieć na Twoje pytania.
    • Doświadczony partner: Dzięki ponad 25-letniemu doświadczeniu w świadczeniu usług archiwizacji dokumentów jesteśmy ekspertami w tej dziedzinie. Nasza jakość jest potwierdzona certyfikatami i szkoleniami.
    • Ochrona danych i bezpieczeństwo procesów: Nasze certyfikowane centra danych, zlokalizowane w Niemczech, zapewniają bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie danych oraz odznaczają się najwyższym poziomem certyfikacji.
    • Więcej niż papier: Pomagamy nie tylko w bezpiecznym i zgodnym z przepisami przechowywaniu tradycyjnych dokumentów papierowych, lecz także próbek referencyjnych, części gwarancyjnych, prototypów lub komponentów elektronicznych. Archiwizujemy również dokumenty historyczne i chronimy je przed czynnikami atmosferycznymi.
    Przyjazny pracownik call center rozmawiający z klientem

    Rozpocznij swoją podróż w cyfrową przyszłość!

    Nasi eksperci pomogą Ci opracować indywidualne rozwiązania dopasowane do potrzeb zarządzania dokumentami i informacjami.

    Często zadawane pytania

    Nasze centrum danych w Niemczech spełnia najwyższe wymagania bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych. Nasze centra danych mają certyfikat zgodności z normą ISO 27001 (System zarządzania bezpieczeństwem informacji).

    Oprócz wymogów dotyczących ochrony danych nasze archiwa mają certyfikaty zgodności z normami DIN ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001, DIN 11799, GLP i GMP. Oprócz tych certyfikatów, korzystasz z usług portierni i kontroli dostępu, monitoringu i czujników ruchu, ogrodzenia oraz zamków dla osób i ciężarówek – zabezpieczenia te chronią Twoje dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Kontrola temperatury i zwalczanie szkodników dodatkowo chronią Twoje dokumenty przed uszkodzeniem. Systemy alarmu przeciwpożarowego i antywłamaniowego zgodne z normą VdS, połączone ze strażą pożarną i ochroną, a także systemy przeciwpożarowe zapewniają dodatkowe bezpieczeństwo i ochronę.

    Nasze kompleksowe rozwiązanie rozpoczyna się od organizacji i planowania całego projektu. Pierwszym krokiem w procesie cyfryzacji jest bezpieczny transport. Specjalizujemy się w transporcie poufnych dokumentów, a bezpieczny transport jest zawsze gwarantowany przez nasze własne pojazdy zabezpieczające. W razie potrzeby dokumenty można umieścić w plombowanych pojemnikach, aby zapewnić dodatkową ochronę. Po dostarczeniu plików do centrum cyfryzacji są one przygotowywane do cyfryzacji. Obejmuje to usuwanie zszywek, wygładzanie i usuwanie karteczek samoprzylepnych. Dokumenty są następnie skanowane przy użyciu wysokowydajnych skanerów, które z łatwością odczytują i skanują dowolny format.

    Czas realizacji zależy przede wszystkim od zakresu projektu. Jednakże gwarantujemy, że dokumenty będą dostępne w razie potrzeby.