Gestion de fichiers et de documents | Services Rhenus Office Systems

Gestion de fichiers et documents

Nous prenons en charge l’archivage, la numérisation et la destruction de vos fichiers et documents physiques. En tant que votre partenaire compétent et expérimenté, nous nous chargeons de ces processus pour vous et organisons votre gestion de documents.

Avec nous vos données ne s'effaceront pas

Il y aura toujours des données physiques malgré les progrès continus de la numérisation. Certaines informations auront toujours besoin d’être physiquement sécurisées et conservées en respectant les réglementations en matière de protection des données. Rhenus France est votre partenaire d’expérience pour la logistique ainsi que pour les procédures de traitement, telles que l’archivage, la destruction et la numérisation de vos documents.

Archivage

Le stockage de données hautement sensibles est soumis à de strictes exigences. Les exigences légales doivent être respectées pour la gestion des données personnelles. Il est donc important de maintenir les normes de sécurité et de protection de données les plus strictes lors du traitement et de la destruction de tels documents. Pour l’exploitation interne des archives (stockage de fichiers en interne) contenant des documents professionnels, cela signifie l’acquisition et l’utilisation de technologies de sécurité coûteuses, d’une infrastructure complexe et d’une organisation conforme aux audits. Ces coûts peuvent être évités en faisant appel à un prestataire de services spécialisé.

En tant que spécialiste de l’archivage de documents et de supports de données, nous fournissons des solutions intersectorielles rentables, sûres, individuelles et globales.

Avantages de l’archivage

Réduction de la charge de travail de votre service de traitement
Garantie des normes de sécurité les plus strictes
Gestion normalisée
Documents disponibles en quelques minutes
Processus de protection des données conformes
Large réseau d’agences
Réduction des coûts

Archivage de documents – Solutions individuelles

Dans le cadre de l’archivage de documents, nous vous proposons diverses solutions sur mesure. Qu’il s’agisse d’un stockage externe de documents dans les archives haute sécurité de Rhenus ou d’un stockage interne de fichiers dans vos locaux, nous avons développé une gamme variée de solutions professionnelles de stockage de documents papier. Nos archives sont équipées de technologies de pointe permettant d’obtenir les plus hauts niveaux de sécurité. Pour ce qui est de l’archivage externe, vos fichiers seront transférés vers l’un de nos espaces de stockage, puis enregistrés individuellement dans notre système d’archivage avec un code-barre unique. Ce processus permet de suivre facilement chaque mouvement de fichier et d’obtenir le plus haut niveau de transparence.

Destruction de fichiers et supports de données

Le groupe Rhenus fournit des services sécurisés, fiables et conformes de destruction des supports de données sur site et hors site.

En ce qui concerne les supports de données, on distingue les supports de données durs (par exemple, les disques durs, les CD et les DVD) et les supports de données souples (par exemple, le papier et les boîtes en carton).

Nos services de destruction s’étendent du placement de conteneurs de sécurité verrouillables, de la collecte et de la gestion à la destruction dans des installations surveillées avec délivrance ultérieure d’un certificat de destruction.

En plus de la destruction de fichiers et de supports de données, nous prenons également en charge le transport sécurisé en vous offrant des solutions individuelles pour le transport de vos données en toute sécurité, qu’il s’agisse de fichiers physiques, de DVD ou de disques durs.

Besoin de nos solutions de destruction efficaces pour votre bureau ?

Numérisation

Deux choses font souvent obstacle à la gestion électronique des documents dans les entreprises : le manque de temps et le manque de personnel. Mais nous avons une solution à cela : grâce à notre service de numérisation, nous collectons vos fichiers et vos documents, puis nous les enregistrons, préparons, numérisons, indexons et vérifions pour rendre toutes les données disponibles pour vous en fonction de vos besoins. Vous profitez de :

Plus d’espace

Nous créons un espace pour vous à tous les niveaux : l’espace autrefois occupé par les fichiers et dossiers est à présent disponible pour différents usages qui profitent à votre entreprise. Et les personnes qui ne sont plus occupées à imprimer, copier, perforer, agrafer ou classer des documents ont donc plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes.

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Moins de travail

Si vous n’avez pas la capacité de passer à un bureau dématérialisé, nous pouvons vous aider en prenant en charge tous les services pour vous, du transport à la fourniture des documents. Nous pouvons également vous aider à empaqueter vos dossiers.

Moins de frais

Combien coûtent chaque année à votre entreprise les impressions, les copies, le papier, les dossiers, le matériel et l’espace inutilisable ? Faites la comparaison : la numérisation par Rhenus est un investissement qui vous rapportera à long terme.

Récupération de fichiers

Si l’eau atteint vos archives, les données et les documents peuvent être irrémédiablement perdus. Et même si le papier survit à l’exposition initiale à l’eau, des moisissures peuvent apparaître par la suite et détruire complètement le document. Des dossiers entiers peuvent être détruits par l’humidité et les microorganismes.

Dans de telles situations, Rhenus intervient rapidement et avec une grande expertise pour minimiser les dommages et rendre les fichiers à nouveau disponibles le plus vite possible. Dans nos installations de pointe, nous utilisons des méthodes innovantes telles que la lyophilisation et l’irradiation pour éliminer l’humidité et les microorganismes.

Qu’il s’agisse d’un dégât des eaux, de moisissures ou d’une infestation parasitaire, nous prenons des mesures immédiates dès que le dommage survient.

Nous respectons strictement les réglementations légales en matière de protection des données ainsi que vos besoins de confidentialité à chaque étape du processus.

Nos transports de sécurité protègent vos documents confidentiels contre les accès non autorisés et un traitement supplémentaire est également effectué dans nos installations sécurisées.
Une récupération de documents réussie vous permet de respecter les périodes de conservation légales.
Nous évitons tout dommage sur votre matériel et protégeons la santé de vos employés en traitant les fichiers par lyophilisation, rayons X et nettoyage.

Des questions ?

Nos experts sont toujours là pour vous. Pour vous faciliter la vie, nous pouvons aussi vous rappeler si vous en faites la demande.

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