Odpowiedzialne działanie – zgodność z przepisami w Rhenus

Całkowicie zmieniony Kodeks postępowania z 2024 r. stanowi fundament naszego systemu zarządzania zgodnością (CMS) i jest głęboko zakorzeniony w kulturze korporacyjnej Grupy Rhenus. Określa wartości i zasady, które kierują naszymi codziennymi działaniami, i stanowi podstawę wszystkich dalszych wewnętrznych polityk zgodności.

Zasady określone w Kodeksie postępowania są wiążące dla wszystkich pracowników we wszystkich spółkach zależnych i muszą być konsekwentnie stosowane w codziennej działalności.

Kodeks postępowania zabrania wszelkich form zachowań antykonkurencyjnych i korupcji. Porusza również kluczowe tematy, takie jak postępowanie w przypadku konfliktu interesów i dane osobowe. W celu dokładniejszego określenia tych standardów postępowania, Kodeks postępowania jest uzupełniony o polityki zgodności obowiązujące w całej grupie, które są regularnie weryfikowane i w razie potrzeby aktualizowane.

Nasz Kodeks postępowania jest dostępny w następujących językach:

• chiński
• duński
• holenderski
• angielski
• francuski
• niemiecki
• hindi
• indonezyjski
• włoski
• koreański
• malezyjski 
• norweski
• polski
• portugalski
• hiszpański
• szwedzki
• tajski
• turecki
• wietnamski 

System zgłaszania nieprawidłowości i polityka dotycząca osób zgłaszających nieprawidłowości

Uczciwość, przejrzystość i odpowiedzialność to podstawowe wartości naszej firmy. Aby chronić i promować te wartości, stworzyliśmy system zgłaszania nieprawidłowości, który umożliwia pracownikom, partnerom biznesowym i osobom trzecim poufne i bezpieczne zgłaszanie potencjalnych naruszeń wymogów prawnych lub wewnętrznych zasad.

Nasz cyfrowy system zgłaszania nieprawidłowości Rhenus Integrity Line jest dostępny przez całą dobę i umożliwia zarówno anonimowe, jak i jawne zgłaszanie nieprawidłowości. Jest zgodny z wymogami dyrektywy UE w sprawie sygnalistów oraz z wymogami polskiej Ustawy o ochronie sygnalistów, zapewniając ochronę tożsamości sygnalisty, a także praw osób, których dotyczy zgłoszenie.

Globalne analizy ryzyka w celu wzmocnienia kultury zgodności z przepisami

Organizacja ds. zgodności Rhenus regularnie przeprowadza globalne analizy ryzyka zgodnie z wymogami zgodności Grupy, aby na wczesnym etapie identyfikować potencjalne ryzyka związane z niezgodnością, systematycznie je oceniać i skutecznie je ograniczać. Celem jest uzyskanie kompleksowego zrozumienia ryzyka w całej firmie oraz zapewnienie długoterminowej integralności procesów biznesowych.

Oceny ryzyka opierają się na ustrukturyzowanych kwestionariuszach oraz szczegółowych wywiadach z pracownikami tzw. „pierwszej linii obrony”. Podejście to nie tylko identyfikuje potencjalne ryzyka, ale także ocenia skuteczność istniejących środków ograniczających ryzyko. W ten sposób zapewnia realistyczny obraz aktualnego stanu ryzyka i wskazuje możliwości poprawy.

Ta ustrukturyzowana metodologia pozwala Grupie Rhenus nie tylko zapewnić przejrzystość w zakresie ryzyka, ale także zarządzać nim w sposób ukierunkowany, wspierać odpowiedzialne zarządzanie przedsiębiorstwem i zapewniać zgodność z normami prawnymi i etycznymi.

Szkolenie dotyczące zgodności – poszerzanie wiedzy, minimalizowanie ryzyka

W Rhenus uważamy, że ciągłe i regularne podnoszenie świadomości jest niezbędne do utrzymania naszych wysokich standardów zgodności.

Wszyscy pracownicy Grupy Rhenus zapoznają się z zasadami naszego Kodeksu postępowania poprzez obowiązkowe moduły e-learningowe. Uzupełniające szkolenia stacjonarne – w tym dotyczące naszych zasad zgodności – zapewniają przestrzeń do dialogu i pomagają wzmocnić zrozumienie na wszystkich poziomach organizacji.

Struktura organizacyjna Rhenus Compliance – jasny podział obowiązków, scentralizowany nadzór

Skuteczny system zarządzania zgodnością (Compliance Management System, CMS) wymaga jasno określonych obowiązków i wiążących procesów. W firmie Rhenus ogólna odpowiedzialność za skuteczny Compliance Management System (CMS) spoczywa na kierownictwie wykonawczym. Odpowiedzialność ta została przekazana przez zarząd do rady ds. zgodności. Za operacyjne wdrażanie wytycznych rady odpowiada dyrektor ds. zgodności, który otrzymuje od rady ds. zgodności upoważnienia do zapewnienia ciągłego doskonalenia i dalszego rozwoju systemu zarządzania zgodnością.

Organizacja ds. zgodności ma strukturę wielopoziomową: Lokalnie mianowani specjaliści ds. zgodności na poziomie firmy podlegają funkcjonalnie wyznaczonym specjalistom ds. zgodności jednostek biznesowych. W krajach, w których istnieją podmioty świadczące usługi wspólne, krajowi specjaliści ds. zgodności ponoszą odpowiedzialność za zgodność wszystkich podmiotów w danym kraju. Ponadto zgłaszają oni poszczególne przypadki odpowiednim specjalistom ds. zgodności jednostek biznesowych.

Z kolei specjaliści ds. zgodności jednostek biznesowych są zobowiązani do składania sprawozdań odpowiedzialnym specjalistom ds. zgodności w naszych sześciu oddziałach. Funkcjonalne kierownictwo działu specjalistów ds. zgodności sprawuje dyrektor ds. zgodności, który regularnie składa sprawozdania z tej funkcji radzie ds. zgodności Rhenus Group.