Trotz der Veränderung unserer Arbeitswelten durch digitale Tools bleibt das papierlose Büro in vielen Unternehmen Wunschdenken. Warum das so ist – und was Unternehmen jetzt ändern sollten – erklären wir in diesem Artikel.
Die Digitalisierung bestimmt längst die Arbeitsrealität von Millionen von Menschen: Sie arbeiten mobil, speichern Daten in der Cloud und profitieren von automatisierten Prozessen.
Im starken Kontrast dazu stehen die überquellenden Aktenschränke, die noch immer das Erscheinungsbild in vielen Büros prägen. Und das, obwohl die Vorteile der Digitalisierung in vielen Sphären bereits weitreichend spürbar sind: Wenn Unternehmen physische Dokumente in digitale Formate umwandeln, können sie nicht nur Platz sparen, sondern auch frustrierende Situationen hinter sich lassen: Der spontane Anruf des mobil arbeitenden Kollegen, dem Zugriff auf ein physisches Dokument fehlt; Die langwierige Suche nach dem benötigten Dokument in hohen Papierstapeln; Der unangenehme Anruf bei einem Kunden, weil das Papierdokument verloren scheint.
Warum also fällt der Abschied vom Papier so schwer? Und wie kann der Weg in ein wirklich papierloses Büro gelingen?
Ein papierloses Büro verfolgt das Ziel, dokumentenbasierte Prozesse vollständig digital abzubilden. Informationen werden nicht mehr in physischen Ordnern, sondern zentral über elektronische Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) strukturiert, gespeichert und gesteuert.
Doch wie realistisch ist das Ziel „digitales Büro“ angesichts aktueller Entwicklungen in der Arbeitswelt? Ein Blick auf die Zukunft der Arbeitsorganisation zeigt, wie stark sich das Verhältnis zu Papier bereits verändert – und wohin die Reise geht. Laut der Studie „Hat Papier noch eine Zukunft“ der Fachhochschule Münster, in Auftrag gegeben von Rhenus Office Systems, gilt: Papier hat eine Zukunft, wird aber zunehmend an Relevanz verlieren. Durch den digitalen Wandel und den Einfluss einer jungen, technikaffinen Generation müssen sich Unternehmen also früher oder später mit einer Prozessumstellung auseinandersetzen, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben – und um die zahlreichen Vorteile im papierlosen Büro ausschöpfen zu können.
Obwohl der Name anders vermuten lässt, muss ein papierloses Büro nicht vollständig papierfrei sein – bereits die digitale Verwaltung von physischen Dokumenten bringt spürbare Erleichterungen im Arbeitsalltag. Unternehmen profitieren unter anderem durch folgende Vorteile im papierlosen Büro:
Grund genug also, den Schritt zum papierlosen Büro zu gehen. „Der Umfang des Aufwandes hängt von der Unternehmensgröße ab“, erklärt Jens Kumbrink, Geschäftsführer von Rhenus Office Systems und Experte für Datenmanagement. Entsprechend ist auch die derzeitige Entwicklung je nach Branche unterschiedlich weit fortgeschritten. Viele Start-ups aus dem IT-Umfeld haben beispielsweise von Beginn an einen niedrigeren Papierbedarf. Für sie ist eine digitale Struktur und der Verzicht auf Papier weniger problematisch als in anderen Branchen.
Unabhängig davon, wie groß oder zukunftsorientiert ein Unternehmen ist, scheinen die Hürden für ein papierloses Büro zunächst enorm: Neben dem Zeit- und Kostenaufwand besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen. Um die physischen Daten in digitale umzuwandeln, sind zudem Hochleistungsscanner erforderlich; Technik, die teuer ist und über die nicht jedes Unternehmen verfügt. Zu beachten ist außerdem, dass ein komplett digitales Büro nicht für jedes Unternehmen sinnvoll ist und daher individuell je nach Anforderungen die richtige Strategie festgelegt werden sollte. Um ein papierloses Büro mit Dokumentenmanagement reibungslos zu gestalten, sind einige Tipps vom Experten zu beachten.
Die Einführung eines papierlosen Büros gelingt nicht über Nacht. „Zeit und Geduld sind bereits vor der Umsetzung erforderlich, denn die Planung ist komplex und erfordert eine intensive Kommunikation innerhalb des Unternehmens“, mahnt Jens Kumbrink. Je sorgfältiger die Vorbereitung, desto effizienter die Umsetzung. Zu Beginn sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen: In welchen Abteilungen entsteht wie viel Papier und welche Prozesse sind betroffen? Dabei gilt es auch zu berücksichtigen, wie viele personelle Ressourcen in den jeweiligen Abteilungen für diesen Zweck bereitstehen.
Für den Anfang ist es bereits ein Fortschritt, wenn Teile des Büros digitalisiert und Einzelprozesse umgestellt werden. So können sich auch Mitarbeitende Schritt für Schritt an die neuen Prozesse gewöhnen. Gleichzeitig fallen für das Unternehmen nicht direkt Kosten in voller Höhe an. Beachtet werden sollte dabei, dass bestimmte Prozesse, z.B. die Erstellung von Urkunden, aufgrund rechtlicher Vorgaben derzeitig papierbasiert bleiben müssen.
Im Hinblick auf das papierlose Büro sehen sich Unternehmen häufig mit internen Vorbehalten konfrontiert. Die Digitalisierung gilt als unpersönlich, neue Abläufe erscheinen kompliziert und Programme werden als schwer bedienbar empfunden. Um diesen Bedenken aktiv zu begegnen, sind gezielte Schulungen in IT und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) entscheidend. Sie machen Mitarbeitende mit den neuen Prozessen vertraut, schaffen Sicherheit und räumen Vorurteile aus dem Weg. „Wichtig ist außerdem die Rolle der Führungsebene: Wenn diese das Thema Digitalisierung aktiv vorlebt und kommuniziert, schafft das Orientierung und erhöht die Akzeptanz unter Mitarbeitenden“, ergänzt der Rhenus-Experte.
Gerade wenn es an internen Ressourcen, spezieller Scan-Infrastruktur oder digitalen Archivlösungen fehlt, kann die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern den Unterschied machen. Ausgestattet mit Hochleistungsscannern und zertifizierten, digitalen Lösungen können Experten wie Rhenus Office Systems Papierunterlagen schnell, sicher und gesetzeskonform digitalisieren. Doch eine erfolgreiche Prozessumstellung erfordert mehr als Technik allein: Sie lebt von ganzheitlicher Begleitung. Rhenus unterstützt Unternehmen umfassend auf dem Weg in ein papierloses Büro mit Services wie der OCR-Texterkennung, der digitalen Signatur oder der digitalen Archivierung. Sobalddie Daten digitalisiert sind, können die physischen Akten schließlich bei Rhenus eingelagert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsprechend vernichtet werden. Im Digitalisierungsprozess können außerdem sogenannte „Rumpfakten“ gebildet werden, die einzelne längerfristig in Papierform aufzubewahrenden Dokumente wie etwa Urkunden beinhalten.
So steht dem Umzug ins digitale Büro, den damit verbundenen effizienten Prozessen und einer verbesserten Arbeitsqualität nichts mehr im Weg.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Rhenus die Vorteile des papierlosen Büros erschließen.
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