Grund genug also, den Schritt zum papierlosen Büro zu gehen. „Der Umfang des Aufwandes hängt von der Unternehmensgröße ab“, erklärt Jens Kumbrink, Geschäftsführer von Rhenus Office Systems und Experte für Datenmanagement. Entsprechend ist auch die derzeitige Entwicklung je nach Branche unterschiedlich weit fortgeschritten. Viele Start-ups aus dem IT-Umfeld haben beispielsweise von Beginn an einen niedrigeren Papierbedarf. Für sie ist eine digitale Struktur und der Verzicht auf Papier weniger problematisch als in anderen Branchen.
Unabhängig davon, wie groß oder zukunftsorientiert ein Unternehmen ist, scheinen die Hürden für ein papierloses Büro zunächst enorm: Neben dem Zeit- und Kostenaufwand besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen. Um die physischen Daten in digitale umzuwandeln, sind zudem Hochleistungsscanner erforderlich; Technik, die teuer ist und über die nicht jedes Unternehmen verfügt. Zu beachten ist außerdem, dass ein komplett digitales Büro nicht für jedes Unternehmen sinnvoll ist und daher individuell je nach Anforderungen die richtige Strategie festgelegt werden sollte. Um ein papierloses Büro mit Dokumentenmanagement reibungslos zu gestalten, sind einige Tipps vom Experten zu beachten.