Aufbewahrungsfristen nach Geschäftsaufgabe – Räumung ohne rechtliche Konsequenzen

Leerstehende Gebäude, auch bekannt als „Lost Places“, erwecken seit Jahren hohe Aufmerksamkeit. Gebäude, die einst lebendig und geschäftig waren, sind heute verlassen. Videos, in denen „Urban Explorer“ geräumte Plätze und Immobilien erkunden, erzielen hohe Klickzahlen im Internet. Datenschutzrechtlich wird es gefährlich, wenn in diesen Gebäuden noch sensible Unterlagen wie z.B. Patienten- oder Personalakten zu finden sind. Das Erkunden von „Lost Places“ ist zwar oft nicht gestattet, was Interessierte jedoch nicht am Besuch dieser mysteriösen Orte hindert. Wenn vor Ort dann Akten und Dokumente aus der ehemaligen Geschäftigkeit zu finden sind, ist der Datenschutzskandal perfekt. Wer möchte schon gerne seine eigenen, sensiblen Daten frei für jeden zugänglich im Umlauf haben?  

„Lost Places“ erzählen Geschichten, aber was passiert mit den Dokumenten und Akten, wenn ein Unternehmen oder ein Amt sich auflöst? Und was müssen die Datenverantwortlichen bei der Aufbewahrung von Unterlagen nach Liquidation beachten, damit keine Konsequenzen und ein Datenschutzskandal drohen? 

Für die Aufbewahrung von Akten gibt es in Deutschland gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen. Für die Länge der Fristen gilt grundsätzlich das Prinzip: Dokumente und Unterlagen sollten nur so lange archiviert werden, wie es für den Zweck, zu dem die Information erhoben wurden, notwendig ist. Übersichten liefern einen Überblick der relevanten Aufbewahrungsfristen. Diese werden regelmäßig aktualisiert, wenn sich beispielsweise gesetzliche Vorgaben ändern. So gilt es, generell alle steuerrelevanten Dokumente aufzubewahren. Sie müssen in der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und verfügbar sein. Außerdem ist zu beachten, dass Aufbewahrungsfristen für Unternehmen in anderen Staaten von den deutschen Vorgaben abweichen können.

Das Outsourcing von Archivierung und Vernichtung kann Unternehmen viele Mehrwerte bieten, auch wenn es Überwindung kostet, die Daten, für die man verantwortlich ist, aus der Hand zu geben.  

Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Archivierungs- und Vernichtungsdienstleistern profitieren Unternehmen von einem tiefgreifenden Verständnis für rechtliche Anforderungen und Standards. Mit umfassendem Wissen und Erfahrung handhaben sie Unterlagen mit personenbezogenen Daten unter Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Aufbewahrungsfristen auch nach Geschäftsaufgabe. Bei externer Lagerung bieten Hochsicherheitsarchive mit entsprechenden Zertifizierungen ein besonderes Maß an Schutz. Professionelle Zugriffskonzepte können zusätzlich den kontrollierten Zugang und Zugriff sicherstellen.  

Das bietet Unternehmen nicht nur die Sicherheit, was den korrekten Umgang mit Dokumenten unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen angeht. Bewährte Prozesse für die datenschutzkonforme Archivierung und Vernichtung sparen beauftragenden Unternehmen auch Kosten und Aufwände. 

Die Beachtung von Aufbewahrungsfristen nach Geschäftsaufgabe ist von hoher Bedeutung, um Haftungsrisiken und die Gefahr von Imageschäden zu vermeiden. Indem Unternehmen für saubere Prozesse bei der Einlagerung- und Vernichtung sorgen, gewährleisten sie, dass sämtliche notwendigen Belege bei steuerlichen Überprüfungen oder rechtlichen Streitigkeiten weiterhin zur Verfügung stehen. Archiv- und Vernichtungsdienstleister wie Rhenus können bei der datenschutzkonformen Dokumentenarchivierung und -vernichtung behilflich sein. Durch Ihre fachgerechte Unterstützung ist die Organisation der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen während und nach der Geschäftsaufgabe kein Problem mehr. Die beste Vorsichtsmaßnahme, um zu verhindern, dass sensible Daten wohlmöglich irgendwann durch „Lost Places“-Abenteurer entdeckt oder gar geleakt werden können.