Profis in der Dokumentenlogistik verhindern Datenpannen

Am Beispiel der Thüringer Gemeinde Immelborn, in der 2013 rund 450.000 vertrauliche Akten in einem ungesicherten Gebäude aufgefunden wurden, zeigte Dr. Lutz Hasse die gravierenden Folgen von Versäumnissen beim Datenschutz auf. „Mit sensiblen Informationen ist hier absolut fahrlässig umgegangen worden“, so seine Bewertung des Falles, der die verantwortlichen Stellen noch immer beschäftigt. „Viele Behörden und Unternehmen wissen oft gar nicht, welche Vorschriften beachtet werden müssen, damit diese oder andere Datenpannen nicht auftreten.“

Professionelle Dokumentenlogistiker mit ihren Sicherheitsarchiven, die gegen Einflüsse von außen – wie Einbruch oder Wind und Wetter – geschützt sind, können Behörden und Unternehmen bei der Lösung ihrer Probleme helfen, erläuterte Jens Kumbrink, Geschäftsführer der Rhenus Office Systems. Anhand von praxisnahen Beispielen verdeutlichte er: „Wir unterstützen unsere Kunden nicht nur bei der Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und dem Betrieb von Poststellen, sondern auch bei der datenschutzkonformen Vernichtung von Akten und Datenträgern. Ebenfalls zu den Kerndienstleistungen zählen Tätigkeiten in der Sachbearbeitung, in der wir für unsere Kunden Teilprozesse oder die komplette Abwicklung übernehmen.“

Die Verantwortlichen der Rhenus Office Systems und der Thüringer Datenschützer waren sich einig, dass branchenweite Standards benötigt werden, um „schwarze Schafe“ in der Dokumentenlogistikbranche ins Abseits zu drängen. „Wir arbeiten hier sehr eng mit den verantwortlichen Stellen bei Bund und Ländern zusammen, um alltagstaugliche Regeln zu verfassen. Solche Standards müssen dann konsequent im Markt etabliert werden“, resümierte Gerhard Friederici, Leiter Sicherheit und Qualität der Rhenus Office Systems.

Allerdings ist der Weg zum Idealzustand für Dr. Lutz Hasse noch lang: „Wir werden in den kommenden Jahren neben weiterer Aufklärung aller Beteiligten auch zu anderen Maßnahmen übergehen müssen, um die Qualität des Datenschutzes kontinuierlich zu verbessern.“