Administrative Assistant
Deine Vorteile
Deine Vorteile
Kontinuierliche Weiterbildung
Großartiges Team
Flache Hierarchien
Raum für Innovation
Events
Schnelle Entscheidungsprozesse
Rhenus Project Logistics USA, LLC
New York, NY, NY 10007
United States of America
Administration | Assistenz
Air & Ocean
Jobbeschreibung
Das erwartet Dich bei uns
- Track and process company license renewals, ensuring timely submissions
- Maintain organized records of licensing documentation and renewal dates
- Arrange business travel for executives, including flights, accommodations, and transportation
- Prepare clear itineraries and supporting documentation for business trips
- Provide administrative assistance to the Vice President
- Handle confidential documents and manage communication for the executive office
- Serve as primary contact point between headquarters and branch offices
- Coordinate information sharing and resource requests across locations
- Work with Corporate HR on employee-related processes and documentation
- Support implementation of HR initiatives across the organization
- Manage petty cash fund, including disbursements and reconciliation
- Maintain accurate records of all financial transactions
- Handle various administrative tasks as needed to support organizational operations
- Adapt to changing priorities with flexibility and attention to detail
Das bringst Du mit
- Demonstrated ability to manage competing priorities while maintaining accuracy and meeting deadlines
- Strong time management skills with proven ability to handle simultaneous projects effectively
- Proficient in Microsoft Office Suite, particularly Excel, Word, PowerPoint, and Outlook
- Exceptional organizational capabilities with systematic approach to administrative workflows
- Meticulous attention to detail in all aspects of work product and communication
- Discrete handling of confidential information and sensitive matters
- Associate degree or equivalent professional experience in administrative support roles
- Collaborative mindset with proven ability to partner across departments and organizational levels
- Adaptable to rapid changes and evolving priorities in a dynamic business environment
- Excellent verbal and written communication skills in English; proficiency in additional languages a plus
- Ability to work under time pressures and excellent customer service skills
Geschäftsfeld
Air & Ocean
Willkommen bei Rhenus
Wo dein Fortschritt unser gemeinsames Wachstum antreibt
Als globaler Logistikdienstleister haben wir es uns zur Mission gemacht neue Standards zu setzen und Pionierarbeit zu leisten. Gemeinsam setzen wir Impulse und wagen es, das Mögliche neu zu definieren. Bereit, ungenutztes Potenzial freizusetzen, sind wir auf der Überholspur. Bei Rhenus leben wir Zusammenarbeit. Jede Stimme ist wichtig, jede Idee bringt uns voran. Wir sind ein globales Team, in dem jeder Einzelne zum Erfolg beiträgt. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft der Logistik – und darüber hinaus. Empowered by you.
Bewerbungsprozess
Online Bewerbung
Deine Unterlagen erreichen uns schnell und direkt über unser Online-Bewerbungsformular, je nach Position ist dabei ein Anschreiben gewünscht. In jedem Fall sind wir gespannt auf Deinen Lebenslauf und Deine Zeugnisse – für uns die beste Möglichkeit für einen starken ersten Eindruck.
Bewerbungssichtung
Unsere Personalabteilung und der zuständige Fachbereich nehmen Deine Bewerbung schnellstmöglich unter die Lupe. Wir bemühen uns innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung zu geben. Mit Deiner Zustimmung leiten wir die Unterlagen auch gerne an andere Geschäftseinheiten weiter, sollte es mit der ausgewählten Stelle nicht klappen.
Auswahlprozess
Ob Du und wir zusammenpassen, finden wir je nach Position auf unterschiedlichen Wegen heraus. In den meisten Fällen setzen wir auf ein persönliches Vorstellungsgespräch, natürlich auf Augenhöhe. Online-Tests, Assessment Center oder ein Probearbeiten können auch möglich sein. Am Ende steht die für beide Seiten beste Entscheidung.
Onboarding
Mit Deiner Zusage bist Du direkt ein Teil der Rhenus Gruppe – wir brennen schon jetzt darauf, mit Dir gemeinsam die Logistik der Zukunft zu gestalten. Damit Dein Start rundum gelingt, machen wir Dich mit allem vertraut, was Du über Rhenus und Deinen Einsatz bei uns wissen musst. Deine erfahrenen Kolleginnen und Kollegen begleiten Dich dabei Schritt für Schritt, zusammen meisterst Du locker jede neue Aufgaben.