Die durchschnittliche Entwicklungszeit, bis ein Roboter erstmalig einsatzfähig ist, beläuft sich auf fünf Tage. Die exakte Zeitspanne ist dynamisch und von der Komplexität des Prozesses abhängig, ein erster Prototyp ist aber bereits innerhalb weniger Tage realisierbar. Vorteilhaft ist auch, dass kein kostspieliges IT-Projekt aufgesetzt werden muss.

Für eine Prozessautomatisierung durch RPA eignen sich repetitive und regelbasierte Geschäftsprozesse, die einer klaren Struktur und Handlungsanweisungen folgen. Um Prozesse mit Robotics zu automatisieren, sollten daher folgende Kriterien erfüllt sein:  

• regelbasierend und wiederkehrend
• strukturierte Eingabedaten vorhanden  
• mittleres bis hohes Volumen  
• Lastspitzen und Engpässe  
• Prozess auf 24 Stunden verteilbar  
• Anfälligkeit für menschliche Fehler  
• keine dauerhaften Prozessänderungen  

Je mehr dieser Kriterien erfüllt sind, desto eher rentiert sich der Einsatz von RPA. Die Nichterfüllung einzelner Eigenschaften muss allerdings nicht automatisch zum Ausschluss eines Prozesses führen. 

Robotic Process Automation ermöglicht es Unternehmen, wiederkehrende und manuelle Prozesse effizient zu automatisieren. Mitarbeitern stehen so zusätzliche Ressourcen zur Verfügung, um sich auf ihre Kernkompetenzen und wertschöpfenden Aufgaben zu fokussieren. Zu den Vorteilen von Software-Robotern gehört neben Zeitersparnis auch ihre Verlässlichkeit. Routineaufgaben sind oftmals fehleranfällig. Sprich: Man vertippt sich oder erwischt leicht die falsche Zeile in einer Tabelle. Das kann dem Software-Roboter schlicht nicht passieren, denn er zieht sich die Ausgangsdaten automatisiert aus dem operativen System und überträgt diese in das Zielsystem. Weitere Vorteile, die sich durch Robotics bieten, sind:  

• Kostensenkungen  
• Qualitätssteigerungen  
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit 
• Steigerung der Prozessgeschwindigkeit  
• Ständige Verfügbarkeit  
• Skalierbarkeit  
• Fokussierung auf Kernkompetenzen  
• Effizienzsteigerung 
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit und -bindung 

VBA Makros sind nur innerhalb eines Programms nutzbar und können nur sehr schwer mit anderen Softwares kommunizieren. Um die Kommunikation verschiedener Lösungen zu ermöglichen, werden für jedes einzelne Programm Schnittstellen benötigt. Robotic Process Automation hingegen ermöglicht eine reibungslose Steuerung und Kommunikation verschiedener Programme. Mit VBA Makros können zudem User Interface (UI) Befehle nur durch die Bewegung auf der X- und Y-Achse ausgeführt werden. Daher ist es schwieriger Änderungen in den Positionen von Feldern zu erkennen. So kann es schnell passieren, dass ein falsches Feld angeklickt wird. Mit der RPA Software werden Buttons und Textfelder durch Selektoren erkannt. 

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten die IT-Infrastruktur für RPA aufzubauen:  

1. Alle Daten bleiben im Netzwerk des Kunden, da die Software für den Roboter vor Ort beim Kunden installiert werden kann. Dafür wird ein Zugriff zum Rechner über das externe Netzwerk ohne Proxy benötigt. Sobald der Roboter wie ein Mitarbeiter zur Arbeit antritt, löst er seinen Lizenzschlüssel ein, arbeitet auf dem System des Kunden und gibt den Schlüssel nach der Arbeit wieder ab. So verlassen die Daten das Haus des Kunden gar nicht.  
    
2. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass wir alles im Rhenus Netzwerk bereitstellen. Dann wird gegebenenfalls die Input Datei vom Kunden benötigt, um diese dem Software-Roboter zur Verfügung zu stellen. Die bereitgestellten Daten werden auf unserem ISO-zertifizierten TIER3 Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. 

Standardgemäß protokolliert der Software-Roboter nur die Daten von dem Tag, an dem der Roboter gelaufen ist. Zu diesen Daten gehören unter anderem Informationen dazu, welcher Prozess durchgeführt wurde und wie lange dieser gelaufen ist. Je nach Bedarf können wir auch speziell für unsere Kunden weitere Daten protokollieren. Häufig fragen Kunden zum Beispiel ein definiertes Protokoll mit den wichtigsten Informationen des Prozessdurchlaufs an.  

Standardgemäß protokolliert der Software-Roboter nur die Daten von dem Tag, an dem er gelaufen ist. Zu diesen Daten gehören unter anderem welcher Prozess durchgeführt wurde und wie lange er gelaufen ist. Je nach Bedarf können wir auch speziell für unsere Kunden weitere Daten protokollieren. Häufig fragen Kunden zum Beispiel ein definiertes Protokoll mit den wichtigsten Informationen des Prozessdurchlaufs an.