Ga naar inhoud

Documenten scannen, archief digitaliseren en informatiemanagement

Wanneer documenten deel uitmaken van uw dagelijkse routine, vereisen ze een speciale behandeling – samen met de juiste middelen en expertise. Onze uitgebreide oplossing – inclusief archivering, bestandsherstel, vernietiging en digitalisering van dossiers – zorgt ervoor dat u goed gepositioneerd bent.

Oplossingen op maat voor uw behoeften

Het beheer van documenten, data en informatie wordt voor alle betrokkenen steeds complexer en tijdrovender vanwege een veelheid aan regelgeving en wetten die zijn ontworpen om de privacy van gevoelige informatie te beschermen. Hoewel zakelijke digitaliseringsdiensten kunnen helpen, zijn er nog steeds veel taken verbonden aan opslag, archivering en versnippering. Als full-service partner bieden wij u de ondersteuning en het advies dat u nodig heeft voor uw vereisten vanuit een breed productportfolio. Wij creëren toegevoegde waarde door uw werk gemakkelijker te maken en door onze expertise in het omgaan met documenten met u te delen.

Voordelen van dagelijks archiefbeheer

  • Meer ruimte: lange bewaartermijnen en grote hoeveelheden dossiers vereisen aanzienlijke opslagcapaciteit, puur voor de archivering. U kunt deze ruimte besparen door uw dossiers extern op te slaan in onze streng beveiligde archieven.
  • Dossierpreparatie die voldoet aan de privacywetgeving: van dossierdigitalisering tot archiefopslag en vernietiging – wij volgen bij elke stap strikte wettelijke richtlijnen om een juridisch conforme verwerking te garanderen.
  • Efficiënt met middelen: focus op uw kernactiviteiten – door delen van de gegevensverwerking en het archiveringsproces uit te besteden aan onze zakelijke digitaliseringsdienst, geeft u uw medewerkers meer capaciteit voor andere taken in hun dagelijkse werk.
  • Vereenvoudigde processen: met onze scanservice kunt u digitale bestanden snel en eenvoudig vinden, altijd en overal.
  • Bestandsherstel: de nieuwste technologie stelt ons in staat om uw documenten zelfs na waterschade te herstellen – zodat u blijft voldoen aan de bewaarplicht.
  • Schaalbaarheid: van individuele mappen tot complete stellingen – document- en informatieoplossingen kunnen worden geschaald om aan uw behoeften te voldoen.

Onze diensten voor documentoplossingen

Detailopname van een bewakingsmonitor met schermklep gemonteerd op een machinepaneel. Het scherm toont een close-up van een hoopje gehakseld of korrelig materiaal in een metalen reservoir. Naast de monitor bevinden zich een bedieningspaneel met een groen verlichte drukknop en een Siemens-touchscreen.

Dossier- en datadragervernietiging

Nadat dossiers op een wettelijk conforme manier zijn opgeslagen, moeten de gegevens net zo veilig worden vernietigd. Wij verzorgen dit op een van onze streng beveiligde Rhenus-locaties of, dankzij mobiele vernietigingsvoertuigen, rechtstreeks op uw locatie.

Ontdek meer

In dit centrale perspectief van een hoogbouwmagazijn reiken oranje stellingen, volgestapeld met talloze in plastic verpakte kartonnen dozen, tot grote hoogte langs een smal gangpad. De industriële hal is verlicht door heldere TL-buizen die een glanzende betonnen vloer weerspiegelen die tussen de opslagsystemen doorloopt. Op de dozen zijn teksten en logo's leesbaar, waaronder "IRON MOUNTAIN".

Archivering

Uw dossiers worden opgeslagen in onze zwaar beveiligde archieven met de hoogste veiligheidsnormen. Wij garanderen een consistente naleving van de privacywetgeving. U kunt uw gegevens bijhouden via ons online portaal en ontvangt de benodigde documenten fysiek via onze koeriersdienst of digitaal via scan-on-demand. Specifiek voor de farmaceutische industrie bieden wij ook GLP-archivering aan.

Ontdek meer

Van achteren gezien zit een blonde persoon aan een desk en scant een historisch document. Het document is opengeklapt op een apparaat, linksonder bediend door de gebruiker. Rechtsboven is een computerscherm gedeeltelijk te zien. De handen van de persoon raken het document aan.

Dossierdigitalisering

Onze scanservice stelt u in staat om uw dossiers altijd en overal terug te vinden, wat u tijd, moeite en ruimte bespaart. Uw documenten worden gescand met behulp van OCR (optical character recognition) en vervolgens gedigitaliseerd. Onze scanservice maakt gebruik van de nieuwste scantechnologie en is TR Resiscan-gecertificeerd.

Ontdek meer

Een technicus, gekleed in een blauw overhemd en met een ID-badge, staat voor een reeks serverracks in een datacenter. Hij houdt een harde schijf vast en is bezig deze in een open serverlade te plaatsen, die al gevuld lijkt met vergelijkbare schijven. De achtergrond toont wazige computerservers.

IT-remarketing

Rhenus IT Cycle biedt duurzame IT-recycling voor bedrijven – van veilige afhaling en gecertificeerde dataverwijdering tot remarketing. Onze oplossingen op maat garanderen gegevensbescherming en naleving van de milieuwetgeving. Door hardware te reviseren en door te verkopen, helpen we kosten te besparen en uw ecologische voetafdruk te verkleinen. Met een landelijk netwerk en geavanceerde logistiek zijn wij uw betrouwbare partner voor een veilige en efficiënte circulaire IT-economie.

Ontdek meer

Uw partner voor digitale transformatie

  • Alles uit één hand: wij bieden complete oplossingen voor alle diensten die te maken hebben met documenten, data en informatie.
  • Aanwezig in heel Europa: waar u ook een partner voor documentoplossingen nodig heeft, dankzij onze Europese aanwezigheid staan we voor u klaar.
  • Ongecompliceerd bestellen: boek onze diensten eenvoudig online. Uiteraard staan onze experts altijd klaar om uw individuele oplossing te plannen of uw vragen te beantwoorden.
  • Ervaren partner: met meer dan 25 jaar ervaring in archiveringsdiensten zijn wij experts in de sector. Onze kwaliteit wordt ondersteund door certificeringen en trainingen.
  • Databescherming en procesbeveiliging: ons gecertificeerde datacenter in Duitsland garandeert een veilige en conforme opslag en beschikt over het hoogste certificeringsniveau.
  • Meer dan papier: wij helpen u niet alleen traditionele papieren documenten op te slaan, maar ook referentiemonsters, garantieonderdelen, prototypen of elektronische componenten op een veilige en wettelijk conforme manier. Ook archiveren wij historische documenten en beschermen we ze tegen de elementen.
Een vrouw met een bril en een beige jas zit in een kantoor. Ze draagt een hoofdtelefoon en glimlacht terwijl ze op een laptop werkt. Op de achtergrond zijn ramen en planten te zien. Een gedeelte van de voorgrond wordt onscherp gemaakt door een grijs object.

Start uw reis naar de digitale toekomst!

Onze experts kunnen u helpen met oplossingen op maat voor al uw behoeften op het gebied van documenten- en informatiemanagement.

Veelgestelde vragen

Ons datacenter in Duitsland voldoet aan de hoogste beveiligingseisen voor gegevensbescherming. Ons datacenter is gecertificeerd volgens ISO 27001 (Information Security Management System).

Onze complete oplossing begint met de organisatie en planning van het gehele project. De eerste stap bij digitalisering is het transport in een beveiligd voertuig. Wij zijn gespecialiseerd in het transport van vertrouwelijke documenten, en een veilig transport wordt altijd gegarandeerd door de eigen beveiligingsvoertuigen van ons bedrijf. Indien gewenst kunnen de documenten in verzegelbare containers worden geplaatst voor extra bescherming. Zodra de documenten op de locatie aankomen, worden ze klaargemaakt voor digitalisering. Dit omvat het ontnieten, gladstrijken en het verwijderen van eventuele plaknotities. Documenten scannen wordt vervolgens gedaan met hoogwaardige scanners die elk formaat met gemak kunnen lezen.

De doorlooptijd hangt voornamelijk af van de omvang van het project. Er wordt echter gegarandeerd dat de documenten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.