Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO für Lieferanten

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte geben. Um unsere Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Datenschutzinformationen dar:

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist

Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede

Kontakt Datenschutzbeauftragter:

Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns richten Sie bitte an: 

[email protected]

Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Im Rahmen der Kontaktaufnahme, bei der Beauftragung und Inanspruchnahme von Dienstleistungen, bei der Beauftragung mit Warenlieferungen oder bei der Durchführung der Geschäfts- und Kundenbeziehung verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Lieferanten und Dienstleister.

Erfasste Daten bei der Verarbeitung

Zumeist handelt es sich hierbei um die uns durch unsere Lieferanten mitgeteilten Kontaktdaten der internen Ansprechpartner.

Diese Daten können sein:

Name, Vorname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, Position im Unternehmen

Diese Daten werden ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten überlassen haben. Zwecke können z.B. sein:

• Bei der Übergabe einer Visitenkarte ist der Zweck eine spätere Kontaktaufnahme zur Erörterung gemeinsamer geschäftlicher Interessen
• Bei der Nennung als Ansprechpartner ist Zweck die Durchführung konkreter vertraglicher Maßnahmen

Erfasste Daten bei der Sicherheitsunterweisung

Mitarbeiter von Fremdfirmen/Lieferanten sowie ggf. deren Subunternehmer sind vor Arbeitsaufnahme zu unterweisen. Zur Durchführung der entsprechenden Unterweisung wird ein Formular ausgefüllt und sowohl vom Mitarbeiter der Fremdfirma/Lieferant als auch vom Verantwortlichen Rhenus-Mitarbeiter unterschrieben. Erfasst werden hier der Name, Vorname, Firma sowie die Unterschrift und Datum der Sicherheitsunterweisung.

Die vorgenannte Regelung greift bei Besuchern oder sonstigen externen Personen, sofern sich diese nicht in ständiger Begleitung eines Rhenus Mitarbeiters, sondern sich eigenständig auf dem Firmengelände bewegen.

Der unterschriebene Nachweis wird von der verantwortlichen Person für die Pflege der Si-cherheitsdatenbank R.I.S. eingescannt und in der Sicherheitsdatenbank archiviert. Im An-schluss wird das Original vernichtet.

Die Daten werden ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns diese Daten überlassen haben, wie z.B. der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Sicherheitsunterweisung, z.B. aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes (§ 12 Unterweisung), der § 9 Betriebssicherheitsverordnung und der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ § 4 Unterweisung. Zudem dient die Sicherheitsunterweisung der Abwehr von Gefahren und dem Verhalten der Lieferanten/externen Personen oder Fremdfirmen bei Notfällen.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Daten zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses verarbeitet werden.  

Zusätzlich ist Rechtsgrundlage bei Mitarbeitern als Ansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da die Verarbeitung im berechtigten Interesse erfolgt.

Dieses berechtigte Interesse ergibt sich daraus, dass uns die Daten zur Pflege von Kontakten übergeben und zu einer späteren Kontaktaufnahme übergeben wurden. Zudem ist die Verarbeitung von Daten von Ansprechpartnern nötig, um eine geschäftliche Beziehung aufrecht zu erhalten.

Bei Dienstleistungen, die durch Sie oder Ihre Mitarbeiter bei uns vor Ort durchgeführt werden, ist zudem eine Sicherheitsunterweisung nötig. Diese Sicherheitsunterweisung wird von uns dokumentiert. Rechtsgrundlage für die Sicherheitsunterweisung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Sicherheitsunterweisung finden Sie im Abschnitt „Besucher“.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Daten einer erfolgten Sicherheitsunterweisung werden im Rahmen unseres Sicherheits- und Arbeitsmanagements verarbeitet. Zu Administrationszwecken können Zugriffe der IT (Rhenus Assets & Services GmbH) nicht ausgeschlossen werden.

Tochtergesellschaften der Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG oder der Rhenus SE & Co. KG, soweit dies zur Durchführung der konkreten vertraglichen Beziehung erforderlich ist.

Gesellschaft der Rhenus-Gruppe als Dienstleister Sicherheitsdatenbank und Informationssys-tem.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant, wenn nicht aufgrund des konkreten Vertragsverhältnisses der Drittlandbezug dem Lieferanten oder Dienstleister bekannt und vom Lieferanten oder Dienstleister gewollt ist.

Dauer der Speicherung

Daten, die Sie uns im Rahmen von Angeboten oder Vertragsbeziehungen überlassen haben, unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich aus steuerrechtlichen Vorschriften, der AO, dem HGB und sonstigen Gesetzen ergeben können. Diese Daten werden von uns 10 Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung gelöscht.

Ihre Daten, die im Rahmen der Sicherheitsunterweisung erhoben werden, bewahren wir 6 Monate nach Wegfall des Zwecks auf, sofern keine weiteren Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Auskunft
Auf Anfrage werden wir Ihnen schriftlich oder elektronisch darüber Auskunft erteilen, ob und welche Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind (Art. 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 DSGVO).

Recht auf Widerspruch
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Hiervon unberührt bleiben bisherige Verarbeitungen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO. Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Widerruf der Einwilligung
Falls Sie eine Einwilligung zur Erhebung oder Verwendung personenbezogener Daten erteilt haben und diese widerrufen möchten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail oder Brief widerrufen.

Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Sie sind weder gesetzlich noch grundsätzlich vertraglich verpflichtet, der Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihre Daten zu dem oben genannten Zweck zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie die Zurverfügungstellung Ihrer Daten aber verweigern, kann die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihnen aus Gründen der Informationssicherheit keinen Zutritt zu ihren Gebäuden und Geländen gewähren.

Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet mit Ihren Daten nicht statt.