Das „papierlose Büro“ – eine Definition
Das Ziel hinter einem papierlosen Büro ist es, dass die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen ohne jegliche Papiernutzung auskommen. Folglich werden alle Informationen mit EDV-Verfahren und DMS (Dokumentenmanagementsystemen) verwaltet. Jens Kumbrink, Geschäftsführer von Rhenus Office Systems und Experte in diesem Themenbereich, zeigt, wie Unternehmen dies erreichen können: „Die Lösung bringt eine Digitalisierung mit ganzheitlicher Prozessumstellung.“
Bevor sich Unternehmen für eine Digitalisierung entscheiden, sollten einige Faktoren beachtet werden, damit die Prozessumstellung auch reibungslos verlaufen kann.
Gute Vorbereitung ist alles
Die Einführung eines papierlosen Büros gelingt nicht über Nacht. „Zeit und Geduld werden bereits vor der Umsetzung benötigt, denn die Planung ist komplex und erfordert eine gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Der Umfang des Aufwandes hängt dabei von der Unternehmensgröße ab“, so Kumbrink weiter. Je besser die Vorarbeit aussieht, desto schneller kann das Projekt umgesetzt werden. Hilfe bei der Vorbereitung und Planung der Prozessumstellung können Ratgeber oder Checklisten bieten.
Bei der Prozessumstellung ist die Mitnahme der Mitarbeitenden essenziell
Bei dem Thema „papierloses Büro“ schwingen intern oft viele Vorurteile mit: Digitalisierung sei unpersönlich, die neuen Abläufe seien kompliziert und die Programme schwer zu bedienen. Jedoch kann hier vorgesorgt werden: Schulungen im Bereich EDV und DMS bereiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Umstellung vor und machen sie mit den neuen Abläufen und Programmen vertraut. Dabei können außerdem Fragen und Vorurteile aus der Welt geschafft werden. „So gelingt der Übergang angenehmer und effizienter. Außerdem ist es wichtig, dass das Thema auch von oben in Richtung Chefetage vorgelebt und kommuniziert wird und den Mitarbeitern Orientierung bietet“, ergänzt der Experte.
Komplette Umstellung ist kein Muss
Durch ein papierloses Büro können Zeit und Aufwand vermieden werden, denn digitale Akten sind leichter zu finden und zu bearbeiten als physische. Trotzdem muss ein papierloses Büro nicht direkt komplett ohne Papier funktionieren. Jens Kumbrink erklärt, warum: „Für den Anfang ist es bereits ein Fortschritt, wenn Teile des Büros digitalisiert und Einzelprozesse umgestellt werden. So können sich auch die Mitarbeiter Schritt für Schritt an die neuen Prozesse gewöhnen und für Unternehmen entstehen nicht direkt so hohe Kosten.“
Die Vorteile des papierlosen Büros auf einen Blick:
- nie wieder Zettelwirtschaft
- keine physische Aktenpflege
- alle Dokumente liegen digital vor
- die Dateien sind zentral abgespeichert (Cloud-Speicherung)
- physische Lagerung entfällt
- Dokumente werden rein elektronisch versendet
- Nachhaltigkeit (Einsparung von Papier/Drucken reduzieren)
Digitalisierung – ein Blick in die Zukunft
Die Digitalisierung und damit einhergehend das papierlose Büro stellen unterschiedliche Branchen vor verschiedene Herausforderungen. Deshalb gibt es bei dem aktuellen Stand auch große Unterschiede. Doch wie wird sich die Bürolandschaft in Zukunft entwickeln?
Aus der Studie „Hat Papier noch eine Zukunft“, die von Rhenus Office Systems bei der FH Münster in Auftrag gegeben wurde, ging das Ergebnis eindeutig hervor: Papier hat eine Zukunft, aber nur mit geringer Bedeutung. Der Geschäftsführer von Rhenus Office Systems führt aus, woran das liegt: „Allgemein lässt sich sagen, dass die Bedeutung von Papier zum Beispiel durch Treiber wie die junge Generation und die zunehmende Digitalisierung immer weiter abnehmen wird.“ Das impliziert auch, dass sich Unternehmen früher oder später mit einer Prozessumstellung auseinandersetzen müssen, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber auch hier gibt es Unterschiede: So sind Branchen mit niedrigem Papierbedarf am Markt tätig. Hierzu zählen unter anderem Start-ups, besonders aus dem IT-Umfeld. In den Bereichen werden eine digitale Struktur und der vermehrte Verzicht auf Papier kein Problem darstellen. Es gibt aber auch Branchen mit hohem Papierbedarf, in denen eine Umstellung mit mehr Aufwand verbunden sein wird. Die Entwicklung wird durch die Komplexität verzögert vorangehen. Dennoch ist eine Umstellung auch in diesen Branchen nicht ausgeschlossen.
Digitalisierung meistern, mit einem Dienstleister
Der Übergang zum papierlosen Büro fällt den meisten Unternehmen schwer, denn die Lösung „Digitalisierung“ stellt sie vor Herausforderungen. Zeit, Kosten, Technik: Auf diese Aspekte kommt es bei einer Digitalisierung an. Viele Unternehmen scheuen sich vor einer Prozessumstellung, denn dabei dürfen auf keinen Fall wichtige Daten verloren gehen und die Umstellung ist aufwendig in der Umsetzung. Um die physischen Daten allesamt in digitale umzuwandeln, sind zudem Hochleistungsscanner erforderlich; Technik, die teuer ist und über die nicht jedes Unternehmen verfügt. Dienstleister hingegen arbeiten ausschließlich mit solchen Hochleistungsscannern und schaffen es so, die Daten schnell und sicher zu digitalisieren. Auch Personal-Ressourcen sind für die Umstellung erforderlich, letztlich muss die Digitalisierung begleitet werden. Dabei sollte im ersten Schritt eine Überprüfung des Ist-Zustandes stattfinden. Bedeutet: In welchen Abteilungen fällt wie viel Papier an. Auch bei diesem Aspekt hat nicht jedes Unternehmen die Möglichkeit, die eigenen Mitarbeiter abzustellen. Lösungen kann ein Dienstleister bieten.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro – mit Rhenus Office Systems
Rhenus Office Systems unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Prozessumstellung. Mit zertifizierten und digitalen Lösungen im Bereich des Dokumenten- und Informationsmanagements trägt Rhenus Office Systems zur Etablierung des papierlosen Büros bei und ist auch darüber hinaus für Unternehmen da. Mit Leistungen wie dem digitalen Archiv oder der OCR-Erkennung werden Unternehmen vollumfänglich begleitet. Sind die Daten digitalisiert, kümmert sich Rhenus Office Systems ebenfalls um die physische Lagerung der Akten oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen um die entsprechende Entsorgung.
Weitere Informationen zu den Digitalisierungsleistungen von Rhenus Office Systems finden Sie hier.