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Dokumenten- und Informationsmanagement – wichtig, aber bitte richtig!

Die Welt ist schnelllebig und vernetzt. Informationen und Datenmengen nehmen zu und werden immer wichtiger. Der richtige Umgang mit Informationen kann für Unternehmen erfolgsentscheidend sein, doch das Verarbeiten, die zeitige Zurverfügungstellung und die richtige Lagerung bringen bei den zu verarbeitenden Mengen Herausforderungen mit sich. Herausforderungen, die ein sortiertes Informationsmanagement erschweren und Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben können.

Was ist Informationsmanagement?

Das Informationsmanagement ist eine Form des Managements und beschreibt im Allgemeinen das Verwalten von Informationen. Ein sortiertes Informationsmanagement ist für Unternehmen essenziell, da sie täglich viele interne und externe Informationen zu verarbeiten haben. Sammeln, bearbeiten, auswerten: Die Verarbeitung von anfallenden Daten ist umfangreich. Damit der Zugriff schnell und flexibel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet werden kann, wird ein Dokumentenmanagement benötigt. Hierbei werden vorrangig elektronische Dokumente über eine Datenbank (ein Dokumentenmanagementsystem) verwaltet und kategorisiert. Durch Kategorisierungen werden Wiederfinden und Arbeiten mit Daten deutlich erleichtert. Voraussetzung für ein digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen sind digitalisierte Daten.

Dokumentenmanagement in Unternehmen

Verträge, Rechnungen, Aufträge – trotz digitaler Möglichkeiten liegt diese Art von Informationen häufig noch in physischer Form vor. Verwalten, Wiederfinden und Aufbewahren werden dabei immer mehr zur Herausforderung: Raummieten zur Lagerung steigen, Papier soll vermehrt eingespart werden und wichtige Personalressourcen werden eingesetzt, um die zeitaufwendige Verwaltung zu übernehmen. Die Digitalisierung als Lösungsansatz rückt in den Vordergrund, um diese Herausforderungen zu meistern.

Die Digitalisierung als Treiber für Dokumenten- und Informationsmanagement

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung einen deutlichen Aufschwung in der Wirtschaft und Industrie erlebt. Immer mehr Unternehmen stellen nach und nach ihre Prozesse und ihr Dokumentenmanagement um.

Vorteile des digitalisierten Dokumenten- und Informationsmanagements

  • Zeit sparen
  • Mitarbeiter entlasten
  • Leichte Organisation
  • Schnelles Wiederfinden/Verwalten von Daten

Doch auch nach der Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist die richtige Handhabung von Daten und Informationen essenziell. Damit dies gelingt, müssen folgende Aspekte beachtet werden:

1: Digitalisierung

Die Digitalisierung ist für eine digitale Transformation essenziell. Um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen, braucht es aber nicht nur technische Voraussetzungen und Expertise, sondern auch die Bedürfnisse des Unternehmens und die der Mitarbeitenden müssen beachtet werden. Für Unternehmen bringt eine interne Umsetzung daher oft Herausforderungen mit sich. Unterstützung kann ein externer Dienstleister bieten, der die Digitalisierung übernimmt.

2: Datenschutz

Sowohl bei der Digitalisierung als auch bei der Speicherung müssen die Daten zu jeder Zeit sicher sein und dürfen nicht verloren gehen oder aus Versehen gelöscht werden. Das könnte dem Unternehmen großen Schaden zufügen. Daher ist es wichtig, sich vorab über die Vorschriften und eine sichere Umsetzung zu informieren. Eine Datenschutzberatung kann Mehrwert bieten. Durch externe Datenschutzbeauftragte erhalten Unternehmen Zugang zu Fachwissen in allen Bereichen des Datenschutzes. Das inkludiert die Einhaltung relevanter Vorschriften, den Schutz für sensible Daten und die Aufklärung über sonstige Verantwortlichkeiten. So stellt das Thema Datenschutz bei der Umsetzung kein Risiko mehr dar.

Neben der Datenschutzberatung sollte auch die Datensicherheit in den Prozessen geregelt sein. Hier sollte der Dienstleister Auskunft geben können. Zertifikate schaffen die nötige Transparenz. Viele Dienstleister lassen ihre Prozesse von offiziellen Prüfstellen zertifizieren, dabei gibt es unterschiedliche Zertifizierungen für verschiedene Prozesse.

Auf diese Zertifikate sollten Sie achten:

  • DIN ISO 9001
  • Die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme.
  • DIN ISO 27001
  • Die führende Norm für Informationssicherheitsmanagementsysteme.
  • DIN ISO 66399
  • Die Norm für Datenträgervernichtung.

3: Sichere Speicherung

Liegen die Daten digital vor, müssen sie ebenfalls sicher gespeichert werden. Da der physische Lagerplatz nun entfällt, muss ein digitaler Speicherort her. Die anfallenden Datenmengen können von Unternehmen oft nicht selbst gespeichert werden, da ihre eigenen Serverkapazitäten nicht ausreichen. Unternehmen können daher ihre Daten in externen Rechenzentren hosten lassen. Bei der externen Speicherung ist aber vor allem die Sicherheit der Datenaufbewahrung entscheidend. So sollten Unternehmen darauf achten, dass das ausgewählte Rechenzentrum in Deutschland liegt und somit den deutschen Vorschriften und Zertifizierungen unterliegt.

Ganzheitliches Dokumenten- und Informationsmanagement mit Rhenus

Als Partner für modernes und innovatives Dokumenten- und Informationsmanagement begleitet Rhenus Office Systems mit den eigenen vielseitigen Dienstleistungen Kunden in ganz Europa.

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